Page 21 - Modul Ajar Semester 2 DKK MPLB

Secara umum dokumen merupakan sebuah catatan atau tangkapan
dari sebuah peritiwa sehingga informasi tentang hal tersebut tidak akan
hilang. Dengan demikian dokumen adalah informasi yang berupa
catatan, gambar, rekaman suara atau film. Untuk menjadikan
dokumen menjadi sebuah informasi maka dokumen tersebut harus
melalui proses yang disebut dokumentasi.

Pengertian dokumentasi menurut etimologi dalam bahasa Inggris
“documentation” dan dalam bahasa Belanda disebut “dokumentatie”

sedang dalam bahasa latin dikenal dengan “dokumentum” yang berarti
pencarian, penyelidikan, pemakaian dan penyediaan dokumen untuk
mendapatkan keterangan-keterangan dan penerapan-penerapan dan
bukti. Pengertian dokumentasi di Indonesia telah diatur dalam
peraturan presiden nomor 20 tahun 1961 dan undang-undang no 43
tahun 2009 tentang kearsipan.

Dari uraian diatas maka dapat diartikan bahwa dokumentasi adalah
suatu aktivitas yang menggunakan atau berkaitan dengan masalah
dokumen itu sendiri atau fisik dokumen yang meliputi mencari,
mengumpulkan, mengolah hingga menghasilkan keterangan untuk
dijadikan sebuah dokumen baik secara manual maupun elektronik.

Sesuai dengan undang-undang ITE nomor 11 tahun 2008 tentang
transaksi elektronik yang terdapat pada Bab 1 Pasal 1 ayat 4
menyebutkan bahwa dokumen elektronik adalah setiap Informasi
Elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan
dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya,
yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui Komputer
atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan,
suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda,
angka, Kode Akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti
atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.

Pada ayat 1 menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan informasi
elaktronik tersebut adalah Informasi satu atau sekumpulan data
elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar,
peta, rancangan, foto, electronic data interchange (EDI), surat
elektronik (electronic mail), telegram, telex, telecopy atau sejenisnya,
huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol, atau perforasi yang telah
diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu
memahaminya.
Dari pengertian diatas dapat di lihat perbedaan antara dokumen dan
dokumentasi sebagai berikut.

Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis 4