Page 23 - Modul Ajar Semester 2 DKK MPLB

1) Menyediakan informasi tentang isi dokumen bagi pengguna
2) Memberikan alat bukti dan data akurat mengenai keterangan
dokumen
3) Melindungi dan menyimpan fisik serta isi dokumen
4) Menghindari kerusakan terhadap dokumen.
5) Mempersiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para
ilmuwan.
6) Mengembangkan koleksi dokumen bagi bangsa dan negara.
7) Memberikan jaminan keutuhan dan keotentikan infomasi dan
data yang ada dalam dokumen.
b. Fungsi Dokumen dalam Organisasi.
1) Sebagai memori organisasi yang digunakan untuk menjaga
instansi.
2) Membantu mengambil keputusan, melakukan perencanaan
dan melakukan pengawasan.
3) Digunakan sebagai alat pembuktian.
4) Digunakan sebagai rujukan historis.
5) Penyedia informasi bagi keuangan, personalia dan hal lain
yang kelak pasti dibutuhkan oleh berbagai menejemen
perusahaan.
6) Untuk keperluan pendidikan karyawan baru.
7) Untuk memelihara hubungan perusahaan dengan
masyarakat, terlebih klien.

4. Tujuan Dokumen
Seperti yang telah disebutkan dalam pengertiannya, maka tujuan
adanya dokumen tidak lain adalah untuk mendapatkan pengakuan
dan keterangan pengetahuan serta bukti yang kuat mengenai suatu
hal.

5. Peranan dokumen
peranan dokumen dalam bidang manajemen dan layanan bisnis
adalah
a. Membantu pelayanan di bidang dokumentasi.
b. Menerbitkan jurnal publikasi dokumentasi.
c. Mengadakan konferensi seminar ilmiah.
d. Membantu perkembangan ilmu pengetahuan.
e. Membuat dan mengembangkan metode pengolahan dokumen.
f. Membuat dan mengembangkan katalog.

6. Tugas dan Kegiatan Dokumentasi
Sebagai sebuah proses, tugas dokumentasi adalah :
a. Mencari dan mengumpulkan bahan.
b. Mencatat dokumen dan mengolahnya.

Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis 6