Page 27 - Modul Ajar Semester 2 DKK MPLB
P. 27
yang bersangkutan dalam proses layanan, contohnya buku tabungan,
form pengajuan kredit, formulir penarikan dan tabungan untuk layanan
perbankan. Agar pada akhirnya petugas perbankan dapat memberi
informasi sebagai laporan harian mengenai jumlah penabung, jumlah
nasabah dan total tabungan pada hari itu, maka formulir yang
digunakan pada hari itu akan menjadi dokumen yang digunakan untuk
mengolah data menjadi informasi/laporan.
Jadi pada prinsipnya penanganan terhadap dokumen akan dilakukan
sesegera mungkin sesuai tuntutan pekerjaan dan standar yang
ditentukan. Contoh diatas merupakan standar kerja petugas perbankan
dalam kesehariannya bekerja dengan bantuan dokumen dalam
pengolahan dokumen menjadi sebuah laporan harian sebagai bukti
pelayanan yang diberikan oleh setiap pegawai.
Prinsip kerja dengan menggunakan bantuan dokumen tentunya akan
diperhatikan tata cara pengisian dokumen, kejelasan pengisian,
ketepatan pengisian, dan tingkat validitas dokumen. Sebuah formulir
akan menjadi sebuah dokumen apabila telah memiliki persyaratan
tersebut. Oleh karena itu pentingnya sebuah dokumen bagi
perusahaan/organisasi akan berpengaruah terhadap pelayanan yang
diberikan. Sebagai syarat bahwa sebuah formulir dinyatakan sah dan
valid dalam penggunaannya, maka petugas juga akan memberikan
paraf atau release mark atau recheck mark terhadap dokumen yang
telah divlidasi oleh pelanggan/kolega.
Mengingat banyak jenis dokumen yang kita kenal maka prosedur
penanganan dokumen untuk layanan bisnis secara umum sebagai
berikut.
Menciptakan Menggandaka Menggunakan
n dalam
Informasi Mengolah pelayanan
Pendistribusia Penyimpanan
n
Standar kerja dalam proses menciptakan dokumen perlu diperhatikan
hal-hal sebagai berikut:
1. Jenis data/informasi yang dibutuhkan organisasi.
2. Prinsip efisiensi dan efektifitas form yang digunakan.
Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis 10
