Page 30 - Modul Ajar Semester 2 DKK MPLB

E. Prosedur Penyimpanan Dokumen
Proses penyimpanan dokumen merupakan proses akhir dalam
penanganan dokumen. Pada prinsipnya penyimpanan dokumen/arsip
dikatakan baik apabila saat dibutuhkan mudah ditemukan dan terjamin
keamanannya. Pengaturan atau teknik penyimpanan dan penataan
dokumen secara logis dan sistematis ada 5 teknik sebagai berikut.

1. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
Sitem Abjad adalah suatu teknik penyimpanan dokumen yang
dilakukan berdasarkan abjad indeks dari nama suatu organisasi atau
orang.
Dalam sistem ini caption abjad yang digunakan diambil dari abjad/
huruf yang pertama dan kedua dari sumber dokumen itu buat.
Contoh Fe adalah kata tangkap dari Cargo Ferdinan setelah dilaku-
kan indeks dan seterusnya. Tata cara mengindeks dapat kalian
pelajari lebih lanjut melaui link
https://kejuruan.porosilmu.com/2015/07/mengindeks.html

2. Sistem Perihal (Subject)
Sistem Subject adalah sistem penataan dan penyimpanan yang
menggunakan pedoman /caption menurut jenis dokumennya, seperti
dokumen keuangan, kepegawaian, penawaran, gudang dll yang
disesuaikan dengan jenis layanan yang ada.

3. Sistem Nomor ( Numeric ).
Sistem Nomor merupakan sistem penataan dan penyimpanan
dokumen dalam tempat penyimpanan dengan menggunakan kode
nomor. Sistem nomor ini pada awalnya ditemukan oleh Dewey yang
kemudian dikenal dengan sistem Dewey dan sistem dicimal digit.
Karena kode penyimpanan ini menggunakan nomor sebagai
captionnya maka sistem ini membutuhkan daftar klasifikasi. Daftar
klasifikasi ini memberikan arti kode nomor dokumen dan kode
tempat penyimpanannya.

4. Sistem Geografis / Wilayah.
Sistem geografis/wilayah adalah sistem penataan dan penyimpanan
dokumen yang dibuat sesuai kelompok daerah atau wilayah. Caption
yang digunakan adalah nama wilayah yang merupakan lingkup
layanan yang dilakukan oleh organisasi. Sistem ini banyak digunakan
dalam layanan distribusi dokumen atau barang. Kadang dapat
digunakan juga untuk menentukan jumlah layanan pada setiap
wilayah. Pembagian wilayah dapat dimenggunakan jarak dan
kelurahan atau kecamatan bahkan kota.

Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis 13