Page 31 - Modul Ajar Semester 2 DKK MPLB

5. Sistem Tanggal (Chronologis).
Sistem tanggal atau sering dikenal dengan sistem kronologis yaitu
sistem penataan dan penyimpanan dokumen yang dikelompokkan
berdasarkan waktu kejadian /transaksi. Sistem ini banyak digunakan
dalam layanan bidang jasa keuangan. Tanggal kejadian atau
transaksi dalam layanan ini digunakan sebagai dasar utama dalam
pengelompokan dokumen atau penataan dokumen.

Dalam penataan dan penyimpanan dokumen elektronik perlu kita
pahami terlebih dahulu jenis dokumen elektronik/digital menurut
bentuknya agar dapat memudahkan kita untuk menangani dan
mengelolanya sesuai karakter masing-masing dokumen.

Jenis dokumen digital menurut karakter bentuknya sebagai berikut:
1. Dokumen word

Format penyimpanan file dari MS word yang
mampu menyimpan teks dan format penulisan.
Penyimpanan dengan hasil scan dengan
menggunakan format ini berhubungan langsung
dengan OCR (optical Character Recognitian),
sehingga dapat langsung di edit kata atau
Gb.1.1. Simbul dox kalimatnya.
Sumber. Tri sulistiowati

2. Dokumen Portable dokumen format (PDF)

Format Pdf ini mampu menampilkan data berupa
teks maupun gambar, setiap dokumen yang
menggunakan format PDF ini biasanya dibuka
dengan software Adobe Acrobat Reader.

Gb.1.2. Simbul PDF
Sumber. Tri sulistiowati

3. Dokumen PDF/A (Portable dokumen Format archiving)

Format PDF/A hampir sama dengan format PDF
diatas akan tetapi format PDF/A menekankan
pada pengarsipan dokumen jangka panjang.
Format ini cocok untuk penyimpanan dokumen
digital yang akan disimpan.

Gb.1.3. Simbul PDF/A
Sumber. Tri sulistiowati

Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis 14