Page 36 - Modul Ajar Semester 2 DKK MPLB

1. Klasifikasikan jenis dokumen yang akan disimpan menurut karakter
bentuk, atau sumbernya.
2. Menentukan sistem penyimpanan sesuai jenis layanan bisnis yang
dijalankan.
3. Menentukan jenis aplikasi penyimpanan dokumen virtual seperti
hardisk, flashdisk, MMC, google drive, Drop box, dan aplikasi
penyimpanan lainnya baik secara gratis atau berbayar.
4. Menyediakan tempat virtual yang berupa folder-folder virtual sesuai
jumlah yang dibutuhkan oleh sistem penyimpanan yang digunakan.
5. Memasukan/menyimpan dokumen yang telah diklasifikasikan ke
dalam folder sesuai kebutuhan.
6. Untuk menghindari faktor kerusakan atau kehilangan dokumen yang
disebabkan oleh virus komputer, maka perlu dilakukan back up
penyimapanan ditempat lain seperti flashdisk, MMC, Hardisk, atau
jenis aplikasi penyimpanan lain.
7. Khusus dokumen elektronik yang digunakan dalam menjalankan
proses layanan bisnis, kadangkala perusahaan/organisasi
menentukan satu perangkat komputer tersendiri untuk sistem
layanannya. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kondisi
sistem/aplikasi dan komputer dapat terjamin keamanan dan
kelancarannya

Sistem pengarsipan secara digital akan berdampak efisiensi kerja yang
begitu banyak dirasakan antara lain:
1. Cepat ditemukan apabila dibutuhkan.
2. Pengindeksan yang fleksibel.
3. Kecil kemungkinan untuk kehilangan dokumen.
4. Menghemat tempat.
5. Menghemat tinta dan kertas.
6. Berbagi arsip secara mudah.
7. Meningkatkan keamanan.
8. Penghematan Sumber daya manusia.
9. Memudahkan untuk recovery data yang ada.

Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis 19