Page 35 - Modul Ajar Semester 2 DKK MPLB
P. 35
a. Scanning, merupakan proses pemindaian dokumen melalui
scaner untuk menghasilkan data, gambar yang secara langsung
dapat berupa pdf sehingga dapat disimpan di komputer.
b. Conversion, merupakan proses mengubah dokumen dari file Ms
Word atau excel menjadi gambar dengan format jpg. Atau ke
dalam format lain.
c. Importing, adalah proses memindahkan data yang didapat dari
sumber lain ke sistem pengarsipan elektronik melalui drag and
drop ke sistem dengan mempertahankan format data aslinya
misalnya dari flashdisk ke dalam server pengarsipan.
2. Menyimpan dokumen, proses penyimpanan dokumen elektronik
haruslah didukung oleh sistem yang sesuai dengan kebutuhan untuk
masa datang. Untuk arsip yang bentuknya sejenis sebaiknya
disimpan dalam satu folder yang terbagi dalam sub-sub folder sesuai
kebutuhan dan sistem on line yang digunakan.
3. Mengindeks dokumen, seperti dalam proses indeks secara manual
indeks secara elektronik juga harus dilakukan, agar informasi yang
ada dapat dengan mudah dipahami oleh user pada saat ini. Ada 3
metode yang dapat digunakan dalam mengindek yaitu.
a. Index Field adalah metode yang menggunakan katagorisasi kertas
dan kata kunci sebagai cation dalam file. Judul dokumen yang
menggunakan metode ini tersusun menjadi Nomor kode_Jenis
dokumen_Judul dokumen. Contohnya 100.00_Proposal_Kegiatan
Sosial. Nomor 100 berarti dokumen pada kelompok kata/angka,
00 merupakan dokumen pertama. Proposal merupakan jenis
dokumennya dan Kegiatan Sosial merupakan judul dokumennya.
b. Full text Indexing, merupakan software optical character
recognition atau sering disebut OCR. OCR adalah alat mekanis
atau elektronik yang digunakan untuk menerjemahkan tulisan
tangan ataupun naskah ketikan yang melalui proses scan menjadi
teks yang dapat diedit dengan aplikasi komputer.
c. Folder/file structure, merupakan metode visual dalam pencarian
dokumen misalnya dokumen sebelum disimpan secara elektronik
dilakukan pengindeksan terlebih dahulu dengan membuat folder-
folder dan sub folder untuk kemudian dilakukan pengelompokan
dokumen sesuai jenis dan teknik yang digunakan.
Standar kerja atau prosedur yang digunakan dalam penyimpanan
dokumen virtual dapat kita buat sesuai ketentuan berikut ini:
Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis 18
