Page 38 - Modul Ajar Semester 2 DKK MPLB

maupun berbayar seperti smadav, zona alarm, Kaspersky security
cloud, AVG, Bitdefender, Avira dan masih banyak lagi yang lain dapat
digunakan dalam meminimalisir rusaknya dokumen elektronik yang kita
miliki.

Seperti halnya pada arsip manual apabila terjadi penumpukan dokumen
yang mengakibatkan tempat penyimpanan tidak mampu menampung,
maka arsip harus dilakukan pemusnahan. Pemusnahan arsip elektronik
dapat dilakukan dengan mudah oleh seseorang, organisasi atau
perusahaan. Hal ini terjadi media dalam penyimpanan secara elektronik
juga memiliki keterbatasan ukuran dan kemampuan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pemusnahan atau penghapusan
dokumen elektronik adalah.
1. Dokumen yang dihapuskan adalah dokumen yang benar-benar telah
disortir sebagai dokumen ganda atau sudah tidak memiliki nilai
informasi lagi.
2. Pastikan file atau dokumen yang dihapus tidak dapat dilacak
kembali.
3. Jika menjumpai arsip yang disimpan pada tempat penyimpanan tidak
terbaca atau tidak dapat dihapus/rusak secara elektronik lebih baik
dimusnahkan saja.

Proses layanan dokumen elektronik juga dapat dilakukan secara
otomatis bahwa setiap orang/karyawan dapat mengakses informasi
elektronik melalui sistem sesuai prosedur. Hal ini dapat dilakukan
apabila teknik penyimpanannya dilakukan secara benar sesuai standar
yang ditentukan. Dengan kata lain penemuan kembali terhadap arsip
elektronik dapat dilakukan dengan mudah, sehingga pekerjaan
pengarsipan dapat dilakukan secara efisien dan efektif.

Keuntungan dan Kelemahan Arsip elektronik adalah:
1. Keuntungan
a. Terdapatnya salinan arsip dalam bentuk elektronik.
b. Terjamin terekamnya informasi yang terkandung dalam lembaran
arsip.
c. Kemudahan akses terhadap arsip elektronik.
d. Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip
elektronik.
e. Keamanan akses arsip elektronik dari pihak yang tidak
berkepentingan.
f. Sebagai fasilitas backup arsip-arsip vital.

Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis 21