Page 28 - Modul Ajar Semester 2 DKK MPLB

3. Sistem yang akan digunakan dalam pelayanan.
4. Kuantitas penggunaan dokumen.
5. Layout form / dokumen yang dibuat.
6. Mencetak form/dokumen sebagai master untuk digandakan.
7. Legalitas dari pihak terkait sebelum digandakan.

Standar kerja dalam proses penggandaan dokumen perlu diperhatikan
hal sebagai berikut.
1. Jumlah penggunaan form /dokumen.
2. Sistem penggandaan dokumen yang digunakan.
3. Penempatan form atau dokumen setelah digandakan.
4. Pengelolaan penggandaan.

Standar kerja dalam proses penggunaan form/dokumen antara lain.
1. Ketepatan dalam pengisian formulir (tatacara pengisian).
2. Kejelasan data.
3. Prosedur kerja jika terjadi kesalahan data atau kerusakan dokumen
berupa perlu tidaknya penggantian dokumen atau cukup dengan
memberikan tanda koreksi pembetulan.
4. Prosedur penyimpanan dokumen aktif sebelum diproses meliputi
tempat penyimpanan, sistem peyimpanan dan kalsifikasi dokumen
sesuai pokok masalahnya.

Standar kerja dalam proses pengolahan dokumen meliputi.
1. Menghitung jumlah dokumen,
2. Melakukan cek kebenaran dan tingkat keabsahan dokumen
3. Mengklasifikasikan dokumen menurut jenisnya.
4. Mengurutkan dokumen sesuai urutan kronologis.
5. Mengolahnya kedalam sebuah informasi.
Informasi yang disusun dapat berupa laporan pertanggungjawaban
petugas kepada atasannya, pengumuman, bahan untuk mengambil
keputusan atau kebijakan oleh pimpinan dan lainya dalam organisasi
baik itu manual atau elektronik.

Setelah proses pengolahan data menjadi sebuah informasi, maka akan
langsung didistribusikan kepada pihak yang terkait. Standar kerja pada
tahap pendistribusian informasi terdiri dari.
1. Jumlah yang akan diberi informasi.
2. Bentuk/sistem informasi
3. Waktu penyampaian informasi
4. Media/alat yang digunakan
5. Validitas informasi yang ditandai dengan tanda tangan pimpinan
atau petugas terkait.

Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis 11