Page 22 - Modul Ajar Semester 2 DKK MPLB

Dokumen Dokumentasi
Difokuskan pada Difokuskan pada kegiatannya
benda/informaasi
Tidak merupakan unit kerja Bisa merupakan suatu unit kerja
Bersifat pasif Bersifat aktif
Digunakan sebagai alat bukti Mengolah dan menyiapkan
dokumen baru
Menunjang penelitian Menyiapkan keterangan untuk
penelitian.

1. Syarat dokumen.
Sebagai sebuah dokumen tentu memiliki syarat atau kriteria
tertentu. Persyaratan sesuatu dikatakan dokumen menurut Susan
Dupuy-Briet adalah:
a. Ada materialnya, artinya memiliki wujud fisik.
b. Memiliki intensionalitas artinya sebuah dokumen itu mempunyai
obyek tujuan atau maksud yang dapat diperlakukan sebagai
bukti.
c. Obyek merupakan proses artinya untuk menjadi sebuah
dokumen harus mengalami sebuah proses.
d. Memiliki posisi fenomenologis artinya suatu obyek dipersepsikan
sebagai dokumen.

2. Ciri-ciri dokumen
Untuk dapat disebut sebuah dokumen, maka dokumen tersebut
harus menyajikan informasi tertulis tentang kebijakan, proses dan
prosedur denga demikian sebuah dokumen akan memiliki
karakteristik tertentu. Ciri-ciri dokumen adalah:
a. Mengkomunikasikan informasi kepada semua orang yang
membutuhkan.
b. Perlu diperbaharui atau dilakukan pemeliharaan.
c. Harus diubah ketika kebijakan, proses atau prosedur berubah.
d. Memiliki format untuk merekan dan melaporkan informasi sesuai
standar.

3. Fungsi dokumen.
Melihat pengertian dokumen diatas maka fungsi dokumen dalam
organisasi dapat dibedakan menjadi dua menurut M. Prawiro dalam
artikel onlinenya pada tanggal 12 Oktober 2020 lalu melalui web
maximanroe.com.
a. Fungsi dokumen secara umum adalah

Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis 5