Page 100 - Manual ofimática nivel I

 DESCENTRALIZADO: los documentos se resguardan en distintas
áreas o secciones de la empresa. Por ejemplo, puede existir un

archivo para cada uno de los departamentos funcionales. Las
ventajas que ofrece esta división del archivo son:

- No existe un sistema de petición de documentos, dada la
proximidad de los servicios a los documentos que se han

de utilizar.
- Permite independencia a los departamentos sin que se

pierda la colaboración entre ellos.

Según el GRADO DE UTILIZACIÓN podemos clasificarlos en: activo,

semi-activo y pasivo.

• Activo: Comprende los documentos de la consulta más frecuente.
Debe estar dispuesto a nivel de puestos de trabajo, para conservar

en él documentos necesarios en las operaciones específicas y
urgentes.

• Semi-activo: Conserva documentos que presentan una menor

vigencia y su consulta será menos frecuente. Puede estar ubicado
a nivel de dirección con la finalidad de proporcionar datos de

comprobación a operaciones ya realizadas.

• Pasivo: En este tipo de archivo se conservan los documentos con

valor histórico o documental. Puede estar centralizado ya que
recogería la documentación que ha perdido su valor operativo.

GRADO DE Centralizado

AUTONOMÍA Descentralizado

Activo
GRADO DE
Semiactivo
UTILIZACIÓN
Pasivo

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