Page 98 - Manual ofimática nivel I

A continuación, se van a analizar cada uno de estos aspectos por
separado:

• TIPO DE DOCUMENTACIÓN A ARCHIVAR: El sistema de archivo viene

determinado por el tipo de documentación que se va a guardar en
el archivo. Para eso es necesario realizar un análisis de la

documentación para dividirla en grupos homogéneos. Hay que
tener en cuenta: el contenido, la procedencia, la finalidad, el

tiempo de conservación y la frecuencia de consulta.

- Bancos.

- Notas de entrega.

- Contratos.

- Facturas proveedores.

- Facturas clientes.

• FINES QUE SE PERSIGUEN CON EL ARCHIVO: Hay que tener claro para

qué va a utilizarse el archivo. Este puede ser un pequeño archivo
de consulta diaria o uno muy grande donde esté toda la historia de
la empresa.

• CANTIDAD DE DOCUMENTOS A ARCHIVAR: Cada empresa produce
una “determinada” cantidad de documentos, según sea su área de

actuación. Por ejemplo, una empresa publicitaria necesitará
espacio para guardar los registros digitales de sus campañas

televisivas, sus carteles, diseños, contratos de clientes, facturas,
etc.

• LAS PERSONAS QUE ARCHIVAN: No todas las empresas tienen una

persona dedicada exclusivamente al archivo, lo más frecuente es
que esa responsabilidad sea compartida por varias personas o

todos los/as trabajadores/as de la empresa.

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