Page 102 - Manual ofimática nivel I
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El objetivo es disponer de un sistema de archivo diseñado de forma
que nos resulte fácil encontrar la información que en cada caso precisemos.
CONCEPTOS BÁSICOS
• Ordenación o codificación: Es el método que determina la
asignación de número, letra u otros símbolos conforme a un plan
sistemático para facilitar la clasificación.
• Clasificación: Técnica a utilizar para la identificación y agrupación
de términos semejantes, con características comunes que
posteriormente pueden ser diferenciados según su tipología
fundamental.
• Catalogación: Es una lista ordenada de libros, documentos,
objetos, etc.
LA BÚSQUEDA
La existencia del archivo no sólo debe procurar su conservación, sino
facilitar su búsqueda, por lo tanto, se debe disponer de los canales adecuados
que agilicen dicho proceso.
Puede diseñarse un directorio del archivo, que describa el tipo de
archivo que es (centralizado, descentralizado) y su nivel (activo, semi-activo
o pasivo), el sistema de clasificación utilizado (con un ejemplo), la fecha de
la última actualización y las normas de acceso, conservación y destrucción de
los documentos.
TIPOS DE CLASIFICACIÓN
Para facilitar la búsqueda y resguardo de documentos, éstos se
ordenan por clases y una vez clasificados se archivan siguiendo el criterio que
hayamos elegido.
Cada uno de estos criterios de ordenación da lugar a diferentes
sistemas de clasificación, entre los que se encuentran:
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