Page 97 - Manual ofimática nivel I
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5. ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN
5.1. TÉCNICAS DE ARCHIVO
El archivo es una colección ordenada de la documentación de una o
más entidades o individuos que se conservan con fines determinados:
jurídicos, económicos, sociales, históricos, etc.
Para la empresa es el instrumento que recoge ordenadamente los
documentos en que constan los datos y las informaciones de interés, asegura
su conservación y permite su rápida consulta.
La finalidad del archivo es formar un centro activo de información que
sirva de instrumento de control funcional con respecto a la actuación de los
distintos departamentos o áreas de la empresa. Debe brindar un servicio
eficiente, rápido y que asegure una excelente conservación de los
documentos.
Su diseño debe ser funcional y que no genere un coste excesivo para
la empresa. La consulta frecuente de un archivo hace de éste una
herramienta útil para la toma de decisiones empresariales.
ASPECTOS PREVIOS PARA TENER EN CUENTA
- El tipo de documentación a archivar.
- Los fines que se persiguen con el archivo.
- Cantidad de documentos a archivar.
- Las personas que archivan.
- Mobiliario del archivo.
- Ubicación del archivo.
- El “timing” del archivo y de los documentos.
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