Page 99 - Manual ofimática nivel I

• MOBILIARIO DEL ARCHIVO: La cantidad de documentos a archivar y
el espacio disponible para el archivo indicará el mobiliario que

mejor se adapte a estas características.

• UBICACIÓN DEL ARCHIVO: Según sea el tipo de archivo, estará
ubicado más o menos cerca de las personas que lo necesiten.

• EL “TIMING” DEL ARCHIVO Y DE LA DOCUMENTACIÓN: Viene

estipulado por las normas establecidas desde el punto de vista

legal (en el caso de las facturas, por ejemplo), y de la normativa
específica de la empresa.

5.2. TIPOS DE ARCHIVO Y SUS CARACTERÍSTICAS

En general la organización del archivo atiende a dos criterios: grado de

autonomía y de utilización.

Según el GRADO DE AUTONOMÍA podemos dividirlo en centralizado y

descentralizado.

• CENTRALIZADO: permite que todos los documentos estén en un solo

lugar desde donde se sirven las solicitudes de documentos a todos
los departamentos de la empresa. Las ventajas que ofrece este tipo
de archivo son:

- Un/a o varios/as profesionales se dedican exclusivamente

a las tareas de archivo, justificado por el volumen de
trabajo.

- Existe la posibilidad de que sólo haya un criterio en la
ordenación y clasificación de los documentos.

- Ahorra espacio y material de oficina al estar focalizado en
un solo lugar.

- El tiempo de respuesta en la entrega de los documentos
es menor puesto que existe un mayor control de su

ubicación.

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