Page 21 - BUKU PEDOMAN ADMINISTRASI NA

penanggungjawab isi surat BAB III

PROSEDUR DAN SISTEMATIKA
19)Penandatanganan Surat di bawah penutup surat
d e n g a n j a r a k 4 - 5 b a r i s / s p a s i . N a m a SURAT MENYURAT
penandatangan surat dan nomor Kartu Tanda
Anggota Nasyiatul Aisyiyah (KTANA) ditulis di
bawah tanda tangan. Diketik pada jalur kiri di A. Surat Masuk
bawah lurus dengan pengetikan kata penutup Berkaitan dengan surat-surat resmi organisasi/lembaga
surat. Jabatan penandatanganan surat ditulis di yang masuk ke sekretariat Nasyiatul Aisyiyah, sekretaris
atas nama penandatangan surat. akan melakukan tindakan sebagai berikut:
1. Memeriksa kebenaran surat.
20)Cap organisasi/Stempel, dibubuhkan menempel 2. Memisahkan surat terbuka dan surat tertutup.
3. Mengelompokkan surat terbuka dan tertutup.
pada sekretaris di sebelah kiri
4. Memisahkan surat-surat sesuai dengan

21)Tembusan dibuat apabila surat itu ditujukan bidangnya/tujuannya
5. Membuka amplop surat dengan hati-hati agar
kepada pihak lain yang berhubungan atau
menjaga surat jangan sampai rusak
berkepentingan dengan isi surat. apabila surat
6. Meneliti kebenaran isi surat apakah sesuai dengan
tersebut memakai tembusan, maka kata tembusan
yan tertera pada amplop termasuk kelengkapan
ditulis di sebelah kiri dengan diberi antara 3
surat antara lain lampiran.
baris/spasi di bawah nama.
7. Surat-surat yang kelengkapan tidak sesuai dengan
lampiran harus diberi catatan seperlunya seperti
3. Bagian Bawah
Bagian bawah surat berisi alamat kantor, alamat email, kurang lampiran atau tidak ada lampiran.
8. Surat yang salah alamat harus segera dikembalikan
nomor telepon organisasi, alamat website, alamat
kepada pengirim dan atau disampaikan kepada
media sosial.
Contoh: alamat yang sesungguhnya.
9. Apabila dalam surat tidak ada alamat pengirim maka
amplop surat harus dilampirkan bersama surat.
10. Surat yang sudah dibuka harus segera diberi tanggal
diterima pada sudut kanan.
11. Surat tertutup/rahasia diberi tanggal diterima pada
amplop bagian belakang
12. Surat tertutup/rahasia dan surat pribadi harus

15 16