Page 25 - E-Modul Reception dan Telepon Operator Kantor Depan Hotel_Neat

18) Sebelum memasuki kamar, pintu kamar diketuk tiga kali

19) Bellboy menaruh barang di luggage rack, meletakkan kunci di panel
20) Seorang bellboy yang baik harus bisa menerangkan terlebih dahulu segala fasilitas

yang ada di kamar termasuk beberapa pelayanan yang bisa diberikan untuk tamu
selama menginap

21) Sebelum pergi, sekali lagi menjelaskan bahwa kunci ada di panel dan satu lagi di

card holder amplop kunci, diserahkan ke tamu
22) Kembali ke bellboy station, mengisi errand card dan menyerahkannya ke captain

23) Receptionist mengubah status kamar dari vacant clean ke occupied, dan pesan itu
harus dikirim ke semua departemen terkait, misalnya housekeeping, reservation, sales

office, dan GM office. Jika hotel telah menggunakan sistem komputerisasi yang

canggih, maka sudah ada informasi akan langsung tersebar ke semua departemen
secara otomatis dalam detik yang sama.

c. Prosedur penanganan check-in tamu VIP
Check-in untuk tamu penting yang biasa disebut dengan singkatan VIP (Very

Important Person) dilakukan sedikit berbeda dengan check-in yang biasa. Tamu VIP
adalah orang yang dianggap penting oleh pihak hotel, antara lain kepala negara,

menteri, pimpinan perusahaan pelanggan, owner hotel. Check-in akan dilakukan

secepat mungkin. Bila tamu sudah melakukan pemesanan sebelumnya maka
registration form sudah disiapkan terlebih dahulu. Data diambil dari hasil koresponden

saat pemesanan kamar, atau bisa juga diperoleh dari ajudan tamu tersebut. Biasanya
pimpinan pemerintahan akan mengutus ajudannya terlebih dahulu untuk melakukan

pemesanan kamar. Dengan demikian maka tamu hanya akan tanda tangan saja ketika
sampai di counter front desk.

Registrasi bisa juga dilakukan di kamar tamu tersebut, jika tamu datang maka bisa

langsung ke kamar, tanpa harus ke counter depan terlebih dahulu. Adapun urutan
secara terinci adalah sebagai berikut:

1) Guest card dan key card sudah siap sebelum tamu datang

2) Mencocokkan nama tamu dengan data di reservasi
3) Memastikan welcome card dan fruit basket sudah ada di kamar, ada juga hotel yang

memberikan coklat atau minuman (spirit) sebagai amenities untuk VIP.
4) Registrasi dilakukan di kamar dan kartu identitas passpor atau KTP dan ada jaminan

dari protocol-nya.
5) Kupon sarapan, dan kupon lain sudah dijadikan satu di guest cad, kemudian GRO

Page | 20