Page 29 - E-Modul Reception dan Telepon Operator Kantor Depan Hotel_Neat

1. Memproses Check-Out

Proses check-out merupakan hal yang penting bagi hotel karena the last impression akan
tergambar dari lancarnya proses ini, terlebih lagi kesan yang baik akan membawa citra yang

positif pula bagi tamu sehingga datang dan datang kembali kehotel. Apabila tamu akan
meninggalkan hotel maka ada beberapa hal yang perlu disiapkan, antara lain:

a. Guest folio/guest bill

Tagihan tamu perlu disiapkan sedini mungkin, apalagi kalau tanggal dan waktu check-
out tamu sudah diketahui. Folio berupa kumpulan transaksi tamu mulai kamar, restoran,

telepon laundry dan pengeluaran lainnya. guest folio tidak bisa di cetak dulu, tetapi
menunggu sampai data transaksi terakhir bisa masuk disana. Persiapan hanya berupa

pengecekan awal mengenai transaksi yang telah dilakukan, apakah ada kekurangan,

kesalahan atau tidak. Dengan melihat kembali sistem pembayaran yang telah disepakati pada
saat tamu check-in, apakah memakai sistem pembayaran tunai, tagihan ke perusahaan atau

tinggal tanda tangan saja dan ada pihak tertentu yang membayar. Sering kali kendala muncul
di kantor depan, gara gara mengandalkan sistem semata, yang akhirnya berbuntut proses

check-out yang memakan waktu lama yang akhirnya terjadi keluhan tamu. Sebenarnya hal itu
bisa dihindari jika setiap reception/front desk agent konsentrasi tentang tamu yang akan

ditangani. Konsentrasi salah satunya bisa berupa melihat secara seksama tamu yang akan

melakukan check-out. Jika sudah hapal diluar kepala maka percepatan proses akan bisa
terjadi. Hal lain yang perlu diperhatikan adalah ketelitian baik mengenai hal yang sudah baku

maupun hal yang bersifat tambahan atau insidental. Seorang receptionis sudah terbiasa untuk
memasukkan hal yang bersifat baku di folio tamu, antara lain: charge untuk kamar tamu

setiap hari selama tamu masih in-house, penambahan biaya pajak dan pelayanan untuk
transaksi yang terkena tax and service, besarnya adalah 21% untuk kamar, F&B, dan laundry,

transaksi yang tidak dikenakan penambahan pajak & pelayanan adalah telepon, drug store

dan transportasi yang dikelola pihak diluar hotel. Elemen baku lainnya adalah pemotongan
total biaya dengan deposit yang telah dibayarkan tamu didepan, Pembayaran dengan tunai

atau kartu kredit tidak bisa dikembalikan dalam bentuk kartu kredit ke tamu, jika ada

kelebihan deposit dari tamu.
b. Antisipasi perjalanan tamu

Pelayanan tambahan berguna untuk memberikan kesan yang baik, oleh sebab itu sikap
proaktif dan antisipatif perlu ditonjolkan,antara lain dengan cara melihat nomor kamar tamu

yang akan check-out, memastikan ada kendaraan yang bisa dipakai tamu (dengan melihat

Page | 24