Page 28 - E-Modul Reception dan Telepon Operator Kantor Depan Hotel_Neat

penanganan yang dilakukan oleh reception yaitu dengan cara menanyakan lamanya sleep

out, menawarkan apakah kamarnya di double lock atau tidak, kemudian melapor kepada
atasan dan mengisi formulir sleep out form.

c) Incognito adalah tamu yang menginap di hotel sesuai dengan permintaannya ingin
keberadaaanya di hotel di rahasiakan, oleh karena itu jika ada tamu yang mencarinya

baik melalui telepon atau datang langsung maka seluruh staf hotel mengatakan bahwa

tamu ersebut tidak menginap di hotel, agar keberadaan tamu di hotel tidak diketahui, ada
cara yang digunakan dalam penulisan nama di sistem komputer dengan cara memberi

tanda tertentu seperti (*) pada nama tamu.
d) Privacy/Do not disturb adalah tamu yang menginap di hotel sesuai dengan permintaan

dan alasan tertentu tidak ingin orang lain mengganggu dirinya, hal ini berlaku untuk staf

hotel ataupun tamu yang mencarinya, pada sistem komputer jika tamu tidak ingin
diganggu maka sambungan telepon yang masuk ke kamarnya akan menyambung ke

bagian operator telepon.
e) Pelayanan safe deposit box adalah pelayanan penyimpanan barang berharga milik tamu

yang disimpan di dalam brankas yang terdapat di area reception, pelayanan ini diberikan
secara gratis untuk tamu yang menginap. Setiap tamu ingin menggunakan fasilitas ini,

maka akan dicatat pada formulir safe deposit card.

E. Memproses Check-Out
Tahap akhir tamu di hotel adalah tamu menyelesaikan pembayarannya. Bagian yang

terkait dengan keberangkatan tamu adalah reception, concierge dan housekeeping, bagian ini
akan berkordinasi dalam rangka mempersiapkan dan menangani keberangkatan tamu.Tujuan

dari penanganan keberangkatan tamu adalah menyelesaikan seluruh tagihan tamu, menjaga
agar status kamar selalu akurat sehingga dengan pasti dapat mengetahui kamar yang bisa

dijual, membuat guest history/sejarah kedatangan tamu dalam rangka memberikan pelayanan
yang terbaik sesuai dengan kebiasaan tamu. Penyelesaian tagihan tamu dapat dibagi menjadi

beberapa tahap yaitu:

 Mengetahui jenis pembayaran yang diterima oleh hotel

 Memproses tagihan tamu dengan cara memposting transaksi tamu
 Memilih metode pembayaran yang diinginkan

 Memproses keberangkatan tamu serta membuat guest history

 Mengumpulkan dan memproses tagihan tamu yang berupa piutang hotel

Page | 23