Page 127 - كتاب المكاتب الامامية2018 _Neatثالثه فنادق
P. 127
د .كــــرم غازي المكاتب الامامية Front Office
من ناحية أخرى قد يحدث في بعض الأحيان أن تتم المغادرة وتسوية حساب العميل وهناك بعض الفواتير
المرتبطة بالعميل تم التأخير في تحويلها إلى صراف المكاتب الأمامية لتسجيلها ضمن حسابات العميل
فهذه الفواتير تصل إلى الصراف بعد مغادرة العميل وهنا يجب التعامل مع هذا النوع من الفواتير .وهناك أكثر
من طريقة لحمل هذه المشكلة ،وهي كالتالي:
أ -إذا كان العميل قد دفع حسابه بواسطة بطاقة الائتمان فهنا يتم إرسال صوره من الفواتير المتأخرة مع
خطاب اعتذار إلى العميل وإبلاغه انه سوف يتم خصم الفاتوره من حسابه ببطاقة الائتمان.
ب -العميل الذي يدفع حسابه نقدا أو عن طريق شيك فهنا يتم إرسال خطاب إلى العميل مع صوره من
الفواتير لتوضح الخطاء الذي حدث والاعتذار إلى العميل وطلب منه السداد.
ت -إذا كان الدفع لحساب العميل كان عن طريق مكاتب السفر أو الشركات فهنا يتم مخاطبة هذه الشركات
ومطالبتها بتسدير الفواتيو المتأخرة.
خامساً :المغادرة الذاتية Self Check out
من التكنولوجيا المستخدمة بالفنادق حاليآ ظهور نظام التسكين والمغادرة الذاتية Self Check outوهي عباره
عن وحده االيه مرتبطة بشبكة نظام الفندق .يقوم من خلالها العميل بعد إدخال بطاقة الائتمان الخاصه به من القيام
بإجراءات التسكين لنفسه واختيار الغرفة وايضا إجراء المغادرة .تتم العملية بان يختار العميل من الشاشه التي
تظهر أمامه العملية التي يرغب بأدائها مغادره أو تسكين ،فإذا كانت المغادرة فيطلب منه إدخال بعض البيانات
كرقم الغرفة مثلا بعد ذلك تظهر له الفاتورة أو رصيد الحساب المطالب بتسديده ،وهنا يتم التسديد بواسطة بطاقة
الائتمان وبعد أن تتم عملية التسديد يتم طبع الفاتورة له والتي يقوم بتسليمها إلى المكاتب الأمامية قبل مغادرته
الفندق.
سادساً :المغادرة مؤجلة الدفع:
كما أوضحنا سابقا يقصد بمؤجلة الدفع ان الحساب سوف يتم تسديده لاحقا (مثل تكفل بعض الشركات الخاصة أو
شركات السياحة بدفع تكلفة إقامة بعض ضيوف الفندق) وهنا يتم طباعة فاتورة مؤجلة الدفع وعرضها على
الضيف للتأكد منها ومن ثم توقيعه عليها .بعد ذلك تسجل هذه الفاتورة بخانات الحسابات المؤجلة ويتم ارسالها
إلى قسم المحاسبة لتحصيلها.
سابعاً :مغادرة المجموعات : Group Departure
عند مغادرة المجموعات يتم طباعة فاتورة واحدة للمجموعة تتضمن تكلفة الغرف للمجموعة يوقع عليها ويتولى
تسديدها مشرف المجموعة ،وتتم طباعة فاتورة لكل غرفة استهلكت بعض الخدمات الفندقية على حده ويتم
الطلب من الضيف الذي اقام بهذه الغرفة من تسديدها.
ثامناً :مغادرة الضيوف المهمين VIP Guest Departure
مغادرة الشخصيات المهمة تتطلب التجهيز المسبق للفاتورة حتى تتم عملية المغادرة بشكل سريع مع ضرورة
وجود مدير المكاتب الأمامية لتسريع عملية المغادرة وتوديع الضيف إلى باب الفندق.
تاسعاً :مغادرة ضيف واحد وبقاء الضيف الاخر
في حالة وجود ضيفين بغرفة واحدة وطلب احدهم المغادرة ،هنا يتم عمل اجراءات المغادرة له من تسجيل
مغادرته بالسجلات وابقاء الغرفة باسم الشخص الآخر ،والتعامل حسابيا مع هذه الحالة من حيث معرفة الكيفية
التي سوف يكون عليها الحساب هل سوف يقوم الضيف الآخر بتحمل الحساب أو أن يقوم الضيف المغادر بدفع
نصف الفاتورة ،ومن ثم تحويل الفاتورة باسم الضيف المتبقي وتوقيع الضيف بذلك وترحيل الحساب إلى الفاتورة
الجديدة.
027
