Page 201 - Buku Teori dan Praktik_Perkantoran

B. Etika Pelayanan Tamu

Dalam melayani tamu, terdapat beberapa etika yang harus diterapkan oleh seorang
sekretaris, diantaranya adalah:

1. Sambut dengan tulus
Sambutlah tamu dengan ramah, sopan dan bersemangat secara tulus, buang semua
kepura –puraan, karena umumnya tamu akan mengetahui jika kita hanya berpura –
pura tulus
Jika berada di ruang tertutup, beranjaklah untuk membukakan pintu untuk tamu.
Lakukan sesegera mungkin sebagai tanda penghormatan terhadap tamu yang datang
berkunjung.
Apabila ada tamu masuk keruangan hendaknya berdiri , tersenyum dan bersalaman .
2. Mempersilahkan tamu duduk jika tersedia ruang khusus
Jika di kantor tersedia ruangan khusus untuk menerima tamu, segera persilahkan tamu
untuk ke ruang tamu dan mempersilahkan duduk.
Jika menerima di kursi atau sofa panjang, tempatkan tamu di sebelah kanan kita,
barulah kemudian menanyakan identitas dan maksud tujuan tamu tersebut.
3. Tamu dengan janji temu
Jika sekretaris sudah mengetahui identitas tamu dan sudah memiliki janji temu, maka
tidak perlu lagi menanyakan identitasnya
Hubungi pimpinan terlebih dahulu sebelum mempersilahkan tamu masuk untuk
mengetahui apakah pimpinan sudah siap untuk menerima tamu.
Apabila pimpinan sudah siap menerima tamu, sebaiknya sekretaris langsung
menunjukan bahwa pihaknya sudah menunggu kehadirannya dan langsung
mempersilahkan masuk ke ruangan yang dituju.
Jika tamu diharuskan menunggu sebentar dan pimpinan memiliki beberapa pekerjaan
yang harus dikerjaan, ungkapan dengan baik dan sopan.

4. Perlakuan Baik
Perlakukan tamu dengan baik, bahkan jika tamu salah alamat sekalipun atau datang
hanya untuk mengajukan complaint terhadap perusahaan kita.
Jika tamu diharuskan menunggu, bila kondisinya memungkinkab, berikan tamu
suguhan baik berupa majalah, secangkir kopi atau makanan ringan.

5. Mengantar Tamu
Selalu ucapakan terima kasih kepada tamu yang datang karena sudah berkunjung ke kantor
kita. Jika memungkinkan antarkan tamu hingga ke pintu keluar.

Teori dan Praktik Perkantoran 195