Page 203 - Buku Teori dan Praktik_Perkantoran

5. Tamu aparat pemerintah

a. Yang bersifat kunjungan rutin
Biasanya mereka tidak minta bertemu dengan pimpinan, karena sifat bekerja rutin kepada
siapa mereka menghubunginya untuk mendapatkan informasi. Akan lebih baik bila
sekretaris memberi laporan kepada pimpinan, mungkin pimpinan ingin bertemu untuk
menanyakan sesuatu hal yang penting mengenai peraturan yang belum jelas. Mungkin
sekedar bertemu dan bersalaman sebentar agar pejabat yang berkunjung merasa senang
karena di perhatikan. Hal ini akan membawa dampak positif dikemudian hari, bila
sewaktu-waktu ada kepentingan perusahaan.

2.Yang bersifat kunjungan khusus.
Biasanya pejabat atau aparat pemerintah yang datang ini dalam bentuk rombongan dengan
protokol. Sifat kunjungan tersebut, mungkin berupa kunjungan resmi dalam rangka
peninjauan. Bahkan kedatangan rombongan mereka atas dasar undangan perusahaan.
Dalam hal ini pimpinan perusahaan mutlak harus menyambut sendiri. Bahkan harus sudah
siap di pintu masuk dalam pakaian lengkap artinya pakaian formal yaitu jas lengkap,
sebelum para tamu turun dari kendaraan. Sebagai sekretaris wajib mengatur tata upacara
penyambutan tamu agar segala sesuatu berjalan dengan lancar. Hidangan makanan kecil
dan minuman bahkan kenang-kenangan atau cendera mata perlu dipersiapkan. Selanjutnya
bila tamu-tamu tersebut harus menginap maka sekretaris harus secepatnya pesan (booking)
hotel.

D. Langkah-langkah menerima tamu

Saat sekretaris menerima tamu kantor, hal yang harus dilakukan antara lain :
Mempersilahkan tamu duduk ditempat terhormat, biasanya ditempat yang paling jauh
dengan pintu.
Duduk berhadapan dengan tamu dan melayani dengan sikap duduk yang sopan, duduk
miring bersandar, kaki menumpang keatas tidaklah baik.
Ketika akan memasuki ruang yang ada tamu didalamnya hendaknya mengetuk pintu,
setelah masuk tundukkan kepala kepada tamu terlebih dahulu, kemudian berbicara
dengan orang yang dimaksud.
Apabila materi pembicaraan hanya perlu diketahui oleh orang yang dimaksud,
sampaikan pesan tertulis di kertas catatan.
Ketika tamu akan meninggalkan ruang tamu bukakan pintu dengan ramah dan sopan.
Selanjutnya, ketika pimpinan sudah konfirmasi dan memberitahukan bahwa siap untuk
menerima tamu, maka sekretaris hendaknya mengantarkan tamu ke ruang pimpinan.
Adapun hal-hal yang harus diperhatikan adalah:
ketika mengantar tamu tunjukkan kearah yang dituju dan dengan telapak tangan
kearah atas dan jari rapat, menunjuk arah dengan telunjuk adalah sifat yang tidak
sopan.
Ketika mengantar tamu ketempat tujuan berjalan agak kedepan dengan posisi sedikit
miring sambil sesekali menengok kebelakang untuk memperhatikan jalan tamu.
Membukakan pintu untuk tamu, jika pintu bergerak kearah dalam, anda masuk dulu,
dorong (buka pintunya) dan persilahkan tamu untuk masuk, dan bila daun pintu
bergerak keluar buka pintu lebar dan persilahkan tamu untuk masuk terlebih dahulu.
Tamu yang diterima biasanya dipersilahkan untuk masuk dan menunggu diruang tamu
pimpinan yang sudah disediakan oleh kantor.

Teori dan Praktik Perkantoran 197