Page 4 - (Nombre del procedimiento

PPO-02 Gestión integral de procesos

GA Gestión institucional del archivo
AG Adquisición de bienes y servicios.

4.3.4. Debe existir un Encargado de Control Documental, quien es responsable de
mantener actualizado el Sistema de Gestión Institucional en la carpeta digital
compartida que para ello habilite la institución. En dicha carpeta deberán incluirse
sub-carpetas, una por proceso, donde se incluyan los documentos aprobados del
Sistema de Gestión Institucional en su última versión disponible.

4.3.5. El Encargado de Control Documental mantendrá actualizado el FPO-01 Guía de
documentos y registros, donde se registrarán los códigos y nombres de los
documentos y su última versión disponible.

4.3.6. Cada vez que se crea un documento, el líder del proceso solicita al Encargado de
Control Documental, que le brinde el código correspondiente según el proceso al
que el documento pertenezca. Los códigos consecutivos o vacantes (disponibles)
se visualizan en FPO-01 Control de los documentos del SGI.

4.3.7. Cuando un documento cambia de versión debido a una mejora realizada y
aprobada, el Encargado de Control Documental actualiza el registro FPO-01
Control de los documentos del SGI, y comunica este hecho vía correo
electrónico a los líderes de procesos.

c. Estructura de los documentos

4.3.8. El levantamiento de los procedimientos se realiza siguiendo la estructura del FPO-
02 Plantilla para procedimiento. Este mismo formato aplica para el instructivo de
trabajo ajustando el código correspondiente.

d. Validación, revisión y aprobación de los documentos

4.3.9. El personal involucrado, ejecuta la validación junto con el líder del proceso, sobre
los documentos del Sistema de Gestión Institucional relacionados con su trabajo,
mediante su revisión y entendimiento previo a su publicación. Debe quedar
evidencia de esta revisión, mediante un FPO-03 Registro de sesión.

4.3.10. La aprobación de documentos, y sus futuras revisiones, se realizan bajo los
siguientes criterios:

 Procedimientos, son revisados por el Líder del Proceso, Encargado de Control
Documental y por el Dirección General antes de su publicación.
 Instrucciones de trabajo y formularios, son revisados por el Encargado de
Control Documental pero aprobados por el líder del proceso en el que se ejecuta
la mayor parte del mismo. Dicha actividad se realiza antes de su publicación y
debe ser evidenciada mediante una minuta.

4.3.11. Es responsabilidad del Encargado de Control Documental, asegurar que los
documentos que se encuentran en la carpeta compartida del servidor, establecida

Página 4 de 16