Page 5 - (Nombre del procedimiento

PPO-02 Gestión integral de procesos

para archivar el soporte documental del Sistema de Gestión, corresponden a la
última versión aprobada.

4.3.12. La versión electrónica del Sistema de Gestión Institucional está en formato
digital PDF, en una carpeta compartida de acceso a todos los funcionarios para su
consulta, estos documentos solo podrán ser modificados por el Encargado de
Control Documental, pero si revisados por los demás funcionarios.

Esto aplica solamente a los procedimientos e instrucciones de trabajo. Los
formularios si permanecen en editable para la inclusión de datos.

e. Cambios en documentos

Nombre de la
Act Descripción de la actividad Responsable
actividad

Identificar mejoras Identifica alguna mejora en el documento del Funcionario
1 en documento Sistema de Gestión. Solicita a líder de
proceso su revisión
Redactar Verifica en el documento la mejora sugerida, Líder de proceso
propuesta de y en caso de considerar cambiar el
2 modificación procedimiento, redacta el borrador del nuevo
documento y lo entrega al Jefe de la UPI
para su revisión
Verificar Verifica la correspondencia con la normativa Jefe de UPI
correspondencia vigente y los lineamientos institucionales. En
con normativa y aquellos casos que la modificación afecte a
3
lineamientos otros procesos, deberá consensuarse con
los líderes de los procesos involucrados.
En caso de rechazo. Fin del procedimiento
Aprobar Aprueba la modificación del procedimiento. Jefe de UPI
4 modificación del
procedimiento
Entregar versión Entrega la versión actualizada al Encargado Jefe de UPI
5
actualizada de Control Documental
Actualizar Procede a: Encargado de
documento en  Actualizar FPO-01 Control de los Control
SGI documentos del SGI Documental
 Actualizar el documento en la carpeta
compartida del servidor y mover la
6 versión anterior a la carpeta de
obsoletos
 Notificar al líder del proceso y
funcionarios involucrados la
actualización del documento mediante
correo electrónico.

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