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PPO-02 Gestión integral de procesos

Encargado de
Líder de Jefatura
Funcionario control
proceso Planificación
documental

INICIO

Analizar mejora
sugerida y redactar Verificar
Detectar mejoras en correspondencia
proceso propuesta de con normativa y
modificación de
procedimiento lineamientos

Aprobar
modificación de
procedimiento

Entregar versión Actualizar SGI y
actualizada a notificar a
Encargado de funcionarios FIN
Control Documental involucrados

f. Documentos obsoletos

4.3.13. Los documentos obsoletos del Sistema de Gestión Institucional se
mantienen solamente en formato electrónico bajo custodia del Encargado de
Control Documental, para fines legales, de preservación del conocimiento o de
información. Estos documentos se archivan en una carpeta electrónica con el
nombre de “Documentos obsoletos” ordenada por los procesos definidos en el
Sistema de Gestión Institucional; para su identificación, se les debe anteponer
además, las letras “DO” al nombre del archivo de cada documento, por ejemplo:
DOPAD-01 Adquisición de bienes y servicios V.01.

4.3.14. Si existen documentos en formato físico, es responsabilidad de los líderes de
proceso y el Encargado de Control Documental el retiro y la destrucción inmediata
de las copias en físico, identificadas como copias controladas de los documentos
obsoletos.

g. Control de los registros

4.3.15. Para la utilización de los formularios establecidos en el Sistema de Gestión
Institucional, el Encargado de Control Documental, archiva en una carpeta del
servidor la última versión de los formularios en su formato original (Word, Excel,
etc.), para que los usuarios puedan copiar o imprimir dichos formularios y proceder
con el registro de información en los mismos.

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