Page 309 - 57 คู่มือปฏิบัติงานโรงเรียนพระปริยัติธรรม

๓๐๗

๖.๒ ชั้นความเร่งด่วน
หนังสือที่จะต้องส่งและด าเนินการทางสารบรรณด้วยความรวดเร็วเป็นพิเศษ แบ่งเป็น ๓ ประเภท
ซึ่งจะต้องระบุชั้นความเร็วด้วยตัวอักษรสีแดง ขนาดไม่เล็กกว่า ๓๒ พอยท์ ได้แก่

๑. ด่วนที่สุด ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติในทันทีที่ได้รับหนังสือ
๒. ด่วนมาก ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติโดยเร็ว
๓. ด่วน ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติเร็วกว่าปกติเท่าที่จะท าได้

ในกรณีที่ต้องการให้หนังสือถึงผู้รับภายในเวลาที่ก าหนด ให้ระบุค าว่าด่วนภายใน แล้วลงวันเดือนปี
และก าหนดเวลาที่ต้องการให้หนังสือนั้นไปถึงผู้รับ
เรื่องราชการที่จะด าเนินการหรือสั่งการด้วยหนังสือไม่ทัน ให้ส่งข้อความทางเครื่องมือสื่อสารได้

๖.๓ ส าเนาหนังสือและหนังสือเวียน
หนังสือที่จัดท าขึ้นโดยปกติให้มีส าเนาคู่ฉบับ เก็บไว้ที่ต้นเรื่อง ๑ ฉบับ และเก็บไว้ที่หน่วยงานสาร
บรรณกลางอีก ๑ ฉบับ หนังสือที่เจ้าของหนังสือเห็นว่า ส่วนราชการอื่นที่เกี่ยวข้องควรได้รับทราบด้วย
ให้เพิ่มรหัสตัว พยัญชนะ ว หน้าเลขทะเบียนหนังสือส่ง ซึ่งก าหนดเป็นเลขที่หนังสือเวียนโดยเฉพาะ

๖.๓.๑ การเก็บรักษาหนังสือราชการ
แบ่งเป็น ๓ ประเภท ได้แก่
๑. การเก็บระหว่างปฏิบัติ คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติยังไม่เสร็จ ให้อยู่ในความรับผิดชอบ

ของเจ้าของเรื่องโดยให้ก าหนดวิธีการเก็บ ให้เหมาะสมตามขั้นตอนการปฏิบัติงาน
๒. เก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้วและไม่มีอะไรที่
จะต้องปฏิบัติต่อไปอีก
๓. การเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติงานเสร็จเรียบร้อยแล้ว

แต่จ าเป็นจะต้องใช้ในการตรวจสอบเป็นประจ า
๖.๓.๒ อายุการเก็บหนังสือ
โดยปกติเก็บไว้ไม่น้อยกว่า ๑๐ ปี เว้นแต่
- หนังสือที่ได้ปฏิบัติงานเสร็จแล้วและเป็นคู่ส าเนาที่มีต้นเรื่องจะค้นได้จากที่อื่น ให้

เก็บไว้ไม่น้อยกว่า ๕ ปี
- หนังสือที่เป็นเรื่องธรรมดาซึ่งไม่ส าคัญ และเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นเป็นประจ าให้เก็บไว้
ไม่น้อยกว่า ๑ ปี
- หนังสือที่ต้องการสงวนเป็นความลับ หนังสือที่เป็นหลักฐานทางอรรถคดี ให้

ปฏิบัติตามกฎหมายหรือระเบียบว่าด้วยการนั้น
- หนังสือที่เกี่ยวกับประวัติศาสตร์ หรือเรื่องที่ต้องใช้ส าหรับศึกษาค้นคว้าให้เก็บไว้
ตลอดไป

๖.๓.๔ การยืม
การยืมหนังสือที่ส่งเก็บแล้ว ผู้ยืมจะต้องแจ้งให้ทราบว่าเรื่องที่ยืมนั้นจะน าไปใช้ในราชการ
ใด และจะต้องมอบหลักฐานการยืมให้เจ้าหน้าที่เก็บ การยืมระหว่างส่วนราชการ ผู้ยืมและผู้อนุญาตให้ยืม
ต้องเป็นหัวหน้าส่วนราชการระดับกองขึ้นไป การยืมภายในส่วนราชการเดียวกัน ผู้ยืมและผู้อนุญาตให้ยืม
ต้องเป็นหัวหน้าส่วนราชการระดับแผนกขึ้นไป

คู่มือปฏิบัติงาน
โรงเรียนพระปริยัติธรรม แผนกสามัญศึกษา