Page 104 - MODUL KEARSIPAN DIGITAL

4. Syarat Penyusunan Klasifikasi

Menurut Gunawan Ari Wibowo (2012), ada beberapa syarat yang perlu

diperhatikan dalam rangka penyusunan klasifikasi arsip, yaitu sebagai
berikut.

a. Terpeliharanya hubungan logis dan urutan yang kronologis di antara

subjek yang ada atau masalah-masalahnya. Artinya antara fungsi dan
kegiatan merupakan rangkaian dari bagian-bagian kegiatan yang utuh.

b. Harus mencerminkan luas lingkup proses tahapan-tahapan kegiatan

organisasi yang bersangkutan, harus sesuai dengan masalah yang benar-
benar terjadi dan dilaksanakan oleh organisasi yang bersangkutan.

Klasifikasi harus fleksibel, luwes, dapat mengakomodasi, dan mengikuti
perkembangan fungsi kegiatan yang ada.

c. Jika terdapat kegiatan yang permasalahannya tidak bisa dilakukan

dengan urutan kronologis, penyusunan dapat diurutkan dengan abjad
d. Harus terdapat hubungan logis dan urutan kronologis yang membentuk

skema klasifikasi. Untuk mempermudah pengenalan klasifikasi,

digunakan kode berupa abjad, angka atau gabungan abjad dan angka
yang mudah diingat.

e. Skema klasifikasi harus disusun secara berjenjang atau bertingkat, mulai

dari masalah pokok (primer), submasalah (sekunder), dan sub-sub
masalah (tersier). Sebaiknya maksimal tiga tingkat sampai ke masalah

tersier.

5. Unsur Klasifikasi

Unsur klasifikasi arsip meliput: (1) kelompok informasi arsip, yaitu unsur

fungsi, unsur strukttur organisasi dan unsur masalah/subjek; (2) kode arsip,
unsur kode pada umumnya adalah angka, abjad, atau gabungan abjad dan

angka (Gunawan Ari Wibowo, 2012).

a. Kelompok Informasi Arsip
1) Unsur fungsi. Fungsi meliputi segala tanggung jawab yang dibebankan

organisasi untuk menyelenggarakan pekerjaan dan melasanakan

kegiatan organisasi sesuai dengan tujuan. Fungsi organisasi dapat
diperinci menjadi sejumlah kegiatan. Adapun kegiatan dapat diperinci