Page 108 - MODUL KEARSIPAN DIGITAL
P. 108
Pengelompok Menentukan
Analisis an kegiatan Menentukan kode
fungsi klasifikasi
organisasi substantif masalah klasifikasi
dan fasilitatif masalah
Gambar 9. Tahapan Penyusunan Klasifikasi Arsip
7. Indeks Arsip
a. Pengertian Indeks
Indeks adalah tanda pengenal berkas atau judul berkas. Read dan Ginn
(2010:34) menyebutkan bahwa mengindeks adalah menentukan filing
segment (atau nama) arsip yang disimpan dalam urutan yang mengikuti
sistem tertentu. Kegiatan mengindeks berfungsi untuk membedakan antara
berkas yang satu dan berkas lainnya dan mempermudah dalam penemuan
dan penyimpanan arsip.
b. Jenis Penulisan Indeks
Kegiatan mengindeks dalam pemberkasan arsip dapat berupa nama
orang, nama organisasi, nama wilayah, nama benda, nomor, dan subjek atau
masalah. Mengindeks nama orang pada dasarnya menjadikan nama sebagai
kata tangkap. Penulisan indeks nama orang dapat dilakukan denga dua cara,
yaitu straight order dan indexing order. Straight order adalah cara penulisan
indeks yang dilakukan sesuai dengan nama aslinya, sedangkan indexing
order adalah cara penulisan indeks yang dilakukan sesuai dengan tata cara
atau peraturan mengindeks (Gunawan Ari Wibowo, 2012).
Contoh penulisan indeks dengan cara straight order:
Nama Asli Indeks
Dr. Widhian Aulia Widhian Aulia, Dr.
PT Angin Lalu Angin Lalu, PT
Contoh penulisan indeks dengan cara indexing order:
Nama Asli Indeks
Dr. Widhian Aulia Aulia, Widhian, Dr.
PT Angin Lalu Angin Lalu, PT
