Page 106 - MODUL KEARSIPAN DIGITAL

pengelompokan unsur fungsi dan masalah yang berhubungan

dengan pelaksanaan fungsi organisasi.

b. Kode Arsip

Kode arsip adalah tanda pengenal urusan arsip dari klasifikasi sebagai
penuntun ke tempat arsipnya, pada umumnya berbentuk angka, huruf, atau

keduanya. Setiap surat yang akan diberkaskan diberi kode klasifikasi telebih

dahulu sesuai dengan kode klasifikasi. Kegunaan kode arsip yaitu:
 Sebagai alat untuk mengenali masalah yang dikandung arsip (sarana

mengenal masalah primer, sekunder, dan tersier) atau untuk

membedakan urusan masalah yang satu dengan lainya dalam berbagai
jenjang klasifikasi arisp;

 Merupakan sarana pemberkasan arsip dan menentukan letak

penyimpanannya;
 Sarana penghubung masalah dengan pola klasifikasi;

 Mengatur susunan dan urutan berkas dalam penyimpanan arsip.
Penyusunan kode klasifikasi dilakukan dengan langkah-langkah

sebagai berikut.

1) Identifikasi tugas dan fungsi
2) Mengelompokkan subjek atau masalah

3) Menentukan judul subjek/caption

4) Menentukan kode klasifikasi
5) Menyusun rancangan pada klasifikasi

Berikut ini contoh kode klasifikasi yang berlaku dipemerintahan pusat.
KP Kepegawaian

10 Penerimaan pegawai

20 Pengangkatan pegawai
30 Promosi

31 Kenaikan pangkat atau golongan

32 Pengangkatan dalam jabatan
33 Kenaikan gaji

40 Mutasi

41 Pengangkatan Pegawai
dan seterusnya.