Page 84 - MODUL KEARSIPAN DIGITAL

Paparan Materi

1. Penanganan Surat Keluar

Surat keluar adalah surat yang dikirimkan oleh suatu organisasi kepada
pihak lain. Surat keluar yang dikirimkan kemungkinan disebabkan oleh tiga

faktor, yaitu merupakan jawaban dari surat masuk atau surat yang diterima,

karena merupakan kebutuhan, dan memberikan sesuatu hal.
a. Persiapan surat keluar

Rangkaian pengurusan surat membutuhkan suatu persiapan dan alat-

alat untuk membantu pengurusan surat. Dalam persiapan menulis surat,
harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut.

1) Menggunakan bahasa yang singkat, jelas dan sopan
2) Menggunakan bahasa baku

3) Menentukan jenis, ukuran dan warna kertas yang tepat untuk digunakan

dalam menulis surat
4) Mengungkapkan fakta, ide dan informasi yang lengkap dan mudah

dipahami

5) Menentukan bentuk surat yang standar sesuai dengan jenis organisasi
6) Menghindari singkatan-singkatan yang tidak lazim, kata-kata dan istilah

yang sulit.
Setelah memperhatikan hal-hal tersebut,, penulis surat harus

mengetahui urutan penyusunan ataupun masalah yang akan disampaikan

kepada penerima surat. Selain itu, seorang penulis surat harus
memperhatikan petunjuk dari pejabat yang minta dibuatkan surat. Surat

yang disusun harus sesuai dengan catatan yang diberikan.

b. Pembuatan konsep surat (draft)
Konsep surat sebaiknya dibuat dan disusun menurut bagian-bagian

yang lengkap yang menyerupai bentuk tertentu yang telah ditetapkan oleh

suatu organisasi. Konsep surat yang tidak dibuat secara matang akan
menyulitkan juru ketik. Ditinjau dari segi pembuatannya, maka konsep surat

dapat dilakukan dengan dua sistem, yaitu sistem sentralisasi pembuatan

konsep surat dipusatkan pada unit tertentu khususnya bagian surat-