Page 86 - MODUL KEARSIPAN DIGITAL

e. Pengetikan Konsep

Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan dan telah
memperoleh kode atau nomor surat, kemudian diserahkan pada unit

pengetikan. Oleh juru tik konsep surat diketik ke dalam bentuk tertentu

dengan baik dan rapi. Surat yang diketik harus kelihatan rapi, harus diketik
pada kertas yang bagus, rapi dan sistematis. Dengan demikian, mampu

menarik perhatian pembacanya. Bentuk surat yang digunakan harus sesuai

dengan kepentingannya.

f. Pemeriksaan Konsep

Pemeriksaan konsep surat harus dilakukan dengan teliti, sehingga
konsep surat itu menjadi bentuk surat jadi, setelah melalui koreksi

kesalahan. Berikut para pemeriksaan konsep surat yang telah diketik.

 Konseptor

Setelah diperiksa juru tik, konsep surat diserahkan kembali kepada
konseptor untuk diperiksa.

 Pengetik surat (juru ketik)

Pemeriksaan dilakukan sebelum diturunkan dari mesin atau setelah

dicetak dengan komputer sebelum diserahkan kepada pimpinan.

 Agendaris

Surat yang akan diagendakan dicatat dalam buku agenda harus pula
diperiksa oleh agendaris.

 Penanggung jawab surat

Sebelum menandatangani surat, penanggung jawab surat harus

membaca dan memeriksa surat terlebih dahulu

g. Penandatanganan Surat

Pada saat akan memintakan tanda tangan pimpinan sebaiknya

dimasukkan dalam map khusus (signature folder). Ini menjadi satu
penanganan yang positif dalam pelaksanaannya.