Page 89 - MODUL KEARSIPAN DIGITAL

Berikut ini langkah-langkah penanganan surat keluar secara umum.

Persiapan Pembuatan Persetujuan
surat keluar konsep surat konsep surat

Pemeriksaan Pengetikan Pengagendaa
konsep konsep n surat

Penandatang Pemberian Pelipatan
anan surat cap dinas surat

Penyimpana Pengiriman Penyampula
n surat surat n surat

Gambar 5. Langkah-langkah penanganan surat keluar secara umum

2. Penanganan Surat Keluar dengan Sistem Buku Agenda

Berikut adalah prosedur dalam melakukan pencatatan surat/dokumen

keluar dengan sistem buka agenda.
a. Pembuatan konsep

Sistem pembuatan konsep surat pada dasarnya sama dengan sistem
pengelolaan arsip dalam suatu kantor. Berdasarkan segi pembuatannya,

konsep surat dapat dilakukan dengan tiga sistem yaitu sebagai berikut.

1) Sentralisasi, adalah pembuatan konsep surat yang dipusatkan pada unit
tertentu, yaitu bagian surat menyurat (mail department) yang dikepalai

oleh seorang pimpinan.

2) Desentralisasi, adalah pembuatan konsep surat yang dilakukan masing-
masing bagian pokok pekerjaan sebagai satu kesatuan yang seakan-akan

berdiri sendiri.