Page 85 - MODUL KEARSIPAN DIGITAL

menyurat dan sistem desentralisasi konsep surat dapat dibuat oleh masing-

masing unit atau bagian. Berikut para pembuat konsep.
1) Atasan atau pimpinan

 Konsep dibuat dan diketik sendiri secara lengkap. Biasanya untuk

surat rahasia
 Konsep dibuat sendiri dan diserahkan kepada juru tik.

 Konsep dibuat berupa garis besar saja. Jika secara lengkap akan

diselesaikan oleh sekretaris.
 Konsep didiktekan langsung kepada sekretaris atau pembantunya.

2) Orang yang ditunjuk (konseptor)
Pimpinan yang menunjuk langsung orang yang dipercaya untuk

membuat konsep surat.

c. Persetujuan Konsep Surat
Jika pembuatan konsep surat telah dibuat, selanjutnya konsep surat

harus dimintakan persetujuan kepada pimpinan. Apabila pada konsep surat

terdapat kesalahan atau perlu adanya tambahan, maka konsep surat
tersebut dibetulkan oleh pimpinan. Surat yang sudah mendapat persetujuan

dari pimpinan. Selanjutnya sebagai tanda persetujuan atas konsep surat itu,

pimpinan yang berkepentingan membubuhkan parafnya pada blangko isian
lembar konsep.

d. Pengagendaan Surat
Jika konsep surat sudah disetujui pimpinan, selanjutnya dicatat dalam

buku agenda keluar buku verbal untuk memberi kode atau nomor surat.

Misalnya pada baris nomor surat tertulis nomor: 001/KP/VII/2020.
Artinya:

001 : Nomor urut yang diambil dari buku agenda

KP : Masalah kepegawaian (bersumber dari indeks yang dipakai)
VII : Bulan surat dibuat

2020 : Tahun surat dibuat