Page 90 - MODUL KEARSIPAN DIGITAL

3) Kombinasi sentralisasi dan desentralisasi Dalam praktik kedua sistem

dikombinasikan. Oleh karena itu tidak ada organisasi yang murni
menggunakan sistem sentralisasi dan desentralisasi.

b. Persetujuan konsep
Persetujuan konsep adalah apabila surat telah selesai dibuat, maka

konsep surat harus dimintakan persetujuan kepada pimpinan. Apabila pada

konsep surat terdapat kesalahan atau perlu ada tambahan, maka konsep
surat tersebut dibetulkan oleh pimpinan. Selanjutnya sebagai tanda

persetujuan atas konsep surat itu, pimpinan yang berkepentingan

membubuhi parafnya pada blangko isian lembar konsep.

c. Pengagendaan surat
Pengagendaan surat dilakukan setelah konsep surat disetujui.

Pencatatan dilakukan ke dalam buku agenda keluar atau buku verbal untuk
memberi kode/nomor surat.

d. Pengetikan konsep surat

Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan dan telah
memperoleh kode/nomor surat, kemudian diserahkan kepada unit

pengetikan. Oleh juru ketik, konsep surat tersebut diketik ke dalam bentuk

tertentu dengan baik dan rapi.

e. Pemeriksaan pengetikan

Pemeriksaan konsep surat harus dilakukan dengan teliti sehingga
konsep itu sudah menjadi bentuk surat jadi.

f. Penandatanganan surat

Apabila tidak terdapat lagi kesalahan, surat disampaikan kepada
pimpinan, atau pejabat yang berwenang untuk ditandatangani. Surat yang

akan ditandatangani hendaknya ditaruh pada map khusus (signature folder).

g. Pemberian cap dinas
Surat-surat yang telah ditandatangani oleh penanggung jawab surat,

kemudian dicap atau distempel. Bila terdapat surat-surat yang belum diberi

stempel maka surat tersebut diragukan keabsahannya dan dianggap kurang