Page 93 - MODUL KEARSIPAN DIGITAL

1) Pencatatan surat

Surat yang telah ditandatangani pimpinan pengolah surat dicatat
petugas yang bersangkutan. Cara pencatatannya tidak berbeda

dengan pencatatan surat masuk.

2) Penyampaian surat

(a) Setelah dicatat dalam kartu kendali rangkap 3 maka arsip surat

keluar bersama-sama dengan kartu kendali I dan II
disampaikan kepada unit kearsipan untuk di stempel dan

aslinya dikirim.

(b) Kartu kendali I diserahkan kepada pengarah/pengendali.
(c) Arsip surat dicap jam dan tanggal keberangkatannya atau

pengirimannya di bagian belakang arsip surat.

(d) Arsip surat bersama-sama dengan kartu kendali II disampaikan
kepada pengolah.

(e) Kartu kendali II di paraf oleh pengolah kemudian dikembalikan

kepada pengarah dan selanjutnya diserahkan kepada penata
arsip untuk disimpan sebagai pengganti arsip karena arsip

surat disimpan oleh pengolah.

(f) Surat tersebut di klip oleh pengolah bersama-sama dengan
kartu kendali III.

3) Penyimpanan surat
Arsip surat disimpan bersama-sama dengan konsep surat serta

kartu kendali III. Arsip jawaban disimpan menjadi satu map dengan

surat masuk.

b. Prosedur pencatatan surat/dokumen keluar biasa dengan sistem

kartu kendali
Berikut adalah prosedur pencatatan surat/dokumen keluar biasa

dengan sistem kartu kendali.

1) Pencatatan surat
Pencatatan surat biasa keluar dilakukan oleh pengolah pada lembar

pengantar surat biasa rangkap 2. Pengisian lembar pengantar ini