Page 94 - MODUL KEARSIPAN DIGITAL

sama dengan pada pencatatan surat biasa masuk. Perbedaanya

adalah sebagai berikut.
a) Pada kolom "disampaikan" dicatat jam dan tanggal penyampaian

unit pengolah kepada unit kearsipan.

b) Pada kolom "diterima" dicatat oleh unit kearsipan
c) Pada kolom "paraf" kalau surat biasa masuk yang memberi paraf

adalah unit pengolah, sedangkan pada surat biasa keluar yang

memberi paraf adalah unit kearsipan.
2) Penyampaian surat

a) Setelah dicatat, surat beserta arsip surat dan kedua lembar
pengantar surat biasa disampaikan kepada unit kearsipan untuk

memberi stempel.

b) Setelah surat aslinya dikirimkan, arsip surat di stempel jam dan
tanggal pengirimnya.

3) Selanjutnya arsip surat dan lembar pengantar surat biasa II

disampaikan kepada unit pengolah untuk disimpan, dan lembar
pengantar surat biasa I disimpan pada unit kearsipan di bagian

pencatat.

c. Prosedur pencatatan surat/dokumen keluar rahasia dengan sistem

kartu kendali
Penanganan surat keluar rahasia menggunakan lembar pengantar surat

rahasia.

1) Surat dibuat sendiri oleh pimpinan, kemudian dimasukkan dalam
amplop tertutup, lalu diteruskan oleh staff kantor ke pencatat

surat.

2) Surat rahasia langsung dicatat dalam lembar pengantar surat
rahasia rangkap 2. Lembar pengantar surat rahasia 1 diserahkan

pada pengarah surat, dan lembar pengantar surat rahasia 2
diserahkan pada unit pengolah.

3) Surat dan lembar pengantar 1 diterima oleh pengarah surat,

kemudian dicatat ke dalam buku ekspedisi ekstern untuk dikirim.