Page 88 - MODUL KEARSIPAN DIGITAL

k. Pengiriman Surat

Jasa pengiriman surat merupakan aspek yang cukup penting dalam
proses pengiriman surat-menyurat. Oleh karena itu, dibutuhkan jasa

pengiriman surat yang tepat. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam

menggunakan jasa pengiriman yaitu jenis surat, informasi yang tercantum
dalam surat, tujuan/alamat surat, dan volume/banyaknya surat.

Pengiriman surat dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut.

1) Pos, prosesnya dengan mengantar surat langsung ke kantor pos dan
diserahkan ke petugas pos dengan menggunakan buku ekspedisi ekstern

untuk meminta cap pos setempat bahwa surat sudah dikirim melalui pos.
2) Perusahaan jasa pengiriman.

3) Melalui kurir, yaitu orang atau pegawai yang ditugaskan untuk

mengantar langsung kepada alamat yang dituju. Petugas kurir harus
meminta tanda tangan ketika si penerima sudah menerima surat

4) Melalui internet

l. Penyimpanan Surat
Penyimpanan surat yang dimaksud adalah surat tembusan atau lembar

kedua selain surat yang asli. Penyimpanan dilakukan dengan menggunakan

sistem penyimpanan. Misalnya: sistem abjad, sistem subjek, sistem tangal,
sistem nomor dan sistem wilayah

Setiap satu surat harus dibuat minimal dua lembar, satu untuk alamat

yang dituju, dan lembar kedua untuk arsip. Kemudian, apabila alamat atau
orang yang dituju jumlahnya banyak. Misalnya, surat edaran, maka surat

cukup dibuat satu lembar saja. Setelah ditandatangani kemudian
diperbanyak di mesin pengganda. Misalnya, mesin fotokopi, yang asli untuk

arsip, dan salinannya untuk alamat yang dituju.