Page 87 - MODUL KEARSIPAN DIGITAL

h. Pemberian Cap Dinas

Surat dimintakan tanda tangan oleh penanggung jawab surat,
selanjutnya distempel. Jika terdapat surat yang belum diberi stempel, maka

surat tersebut diragukan keabsahannya dan dianggap kurang sah. Stempel

dibubuhkan sebelah kiri menyinggung/menyentuh sedikit tanda tangan.

i. Pelipatan Surat

Surat-surat yang telah ditandatangani dan diberi stempel harus
dipisahkan. Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dan tindasan atau

lembar kedua disimpan sebagai arsip. Surat yang akan dikirim harus dilipat

dengan rapi ke dalam bentuk tertentu. Berikut delapan cara melipat surat.
1) Lipatan baku

2) Lipatan baku rendah

3) Lipatan tunggal
4) Lipatan ganda sejajar

5) Lipatan model prancis

6) Lipatan model baron
7) Lipatan akordion

8) Lipatan akordion rendah

Sedangkan, tembusannya atau lembaran kedua disimpan sebagai arsip
dan tanpa dilipat, karena akan disimpan dalam map atau folder di laci filling

cabinet. Surat yang nantinya akan dimasukkan ke dalam sampul berukuran

besar tidak perlu dilipat. Melipat surat harus juga memperhatikan ukuran
sampul yang akan digunakan.

j. Penyampulan Surat
Selesai dilipat, surat harus diberi sampul atau amplop. Pada sampul

surat harus dilengkapi sebagai berikut.

1) Nomor surat diketik di kiri atas di bawah kop surat.
2) Alamat pengirim bila tidak memakai kop surat

3) Stempel bebas bea atau prangko secukupnya

4) Cap dinas diterapkan pada amplop di bawah nomor.