Page 1 - MATERI KEARSIPAN MENANGANI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PDF

MENGELOLA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

1. Pengelolaan Surat Masuk dengan Sistem Buku Agenda
a. Penerimaan Surat
Kegiatan penerimaan surat dapat dilakukan oleh satpam atau resepsionis
(receptionist). Tugas penerima surat ini adalah memastikan ketepatan alamat surat
masuk dan menandatangani bukti pengiriman surat dari petugas pos atau kurir.
Selanjutnya surat diberikan kepada bagian penyortiran di tata usaha/administrasi.
b. Penyortiran surat.
Selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. Jika surat itu untuk
perorangan atau urusan pribadi maka surat dapat diberikan langsung kepada orang
yang dituju, tetapi jika surat tersebut merupakan surat dinas maka surat tersebut
dilanjutkan kepada proses pencatatan.
c. Pencatatan surat.
Pada bagian pencatatan, petugas dapat membuka dan membaca surat untuk
mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau
rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali
sudah diizinkan oleh pimpinan. Selanjutnya surat dicatat ke dalam buku agenda.

Ada 2 macam buku agenda yang dipergunakan:
1) Buku agenda Berpasangan
a) Buku Agenda Surat masuk
Yaitu buku yang digunakan untuk mencatat semua surat masuk yang
diterima
No. Tanggal Terima Tanggal Perihal Lampir Diteruskan Kode
Terima Dari dan No. an Kepada file
Surat
1 15 PT 12 Pesanan 1 Manager
Oktober PUTERI Oktober alat-alat lembar Pemasara
2022 CANTIK. 2022 Kosmetik n
Jl. 45/PC/X/
Cemara 22
No. 3
Jakarta

2 18 Bank 16 Penawaran 1
Oktober BNI 46 Oktober Kredit Berkas Kepala
2022 Jl. 2022 Bagian
Jendral 70/BNI/X Keuangan
Sudirma /22
n Jakarta

Tabel 1. Buku Agenda Surat Masuk

b) Buku Agenda Surat Keluar.
Yaitu buku yang digunakan untuk mencatat semua surat keluar yang dibuat dan
dikirim kepada pihak lain.

N Nomor Tang Dikirim Perihal Lampi Ket Kode
o. Surat gal Kepada ran File
Surat
1 257/PS/ 16 PT TIARA Perminta -
XI/22 Nope MERDEKA an
mber Jl. Setia Budi penawar
2022 Jakarta an