Page 22 - E-BOOK 1 RESERVASI

BUKU 1 - PROSES DAN PENANGANAN RESERVASI INDIVIDU

e. Menyimpan pada arsip sesuai dengan perubahan pada tanggal tiba yang baru.
2. Pembatalan pemesanan kamar (cancelation of reservation)
Adalah terjadinya pembatalan terhadap pemesanan kamar yang telah dilakukan
sebelum waktu kedatangannya di hotel. Kemudian hotel, akan memberikan
kode/nomer pembatalan reservasi kepada tamu sebagai bukti bahwa telah terjadi
pembatalan. Di beberapa hotel yang tingkat hunian kamarnya tinggi akan menetapkaan
peraturan jika pembatalan kamar terjadi setelah jam 18.00 maka advance payment for
reservation akan dipotong 50%. Jika terjadi pembatalan pemesanan kamar, maka
petugas reservasi akan melakukan hal sebagai berikut.
a. Mengambil data pemesanan kamar yang telah dilakukan.
b. Menanyakan alasan pembatalan kamar serta mengisi formulir pembatalan dengan
lengkap.
a. Mencoret slip pemesanan kamar.
b. Hapus data pada tabel pemesanan kamar.
c. Simpan kembali pada arsip.

3. Penanganan pemesanan kamar, tetapi tidak jadi datang (no show)
No show adalah tamu yang telah memiliki pemesanan kamar namun tidak datang tanpa
pemberitahuan sebelumnya kepada pihak hotel.
Prosedur yang harus dilakukan jika terjadi no show adalah:
a. Rack slip harus disimpan untuk menjaga kemungkinan akan datang/pada hari
berikutnya.
b. Berdasarkan rack slip atau buku harian, data dihapus/dikeluarkan dari tabel
pemesanan kamar.
c. Apabila sudah ada jamianan pembayaran, maka deposit tersebut akan diambil
untuk menutupi penjualan.
d. Jika mereka datang esok harinya, bila ada kamar bisa diberikan tapi kalau kamar
penuh usahakan mendapatkan kamar lain.
e. Jika memungkinkan diberikan kamarnya maka slipnya akan ditambah atau
perbaikan pada buku harian dan dikembalikan ke dalam table sesuai dengan
lamanya tinggal serta data dalam korespondensi dirubah pula sesuai dengan
tanggal kedatangan.
f. Bila pemesanan kamar dilakukan oleh salah satu sumber maka sumber yang
bersangkutan segera diberitahukan bahwa kliennya no show.

I. Permasalahan yang berhubungan dengan pemesanan kamar
Setiap bagian tidak terlepas dari kemungkinan terjadinya kesalahan. Namun, hal tersebut
harus dapat diantisipasi oleh hotel. Mengantisipasi atau mengurangi kesalahan adalah
salah satu tugas dari pengawas/ supervisor reservasi. Adapun permasalahan yang sering
terjadi di bagian reservasi antara lain:
1. Data pemesanan kamar tidak akurat.
b. Terjadinya kesalahan dalam menulis nama tamu sehingga mengakibatkan data
tamu tidak diketemukan.
c. Keliru menuliskan tanggal kedatangan dan keberangkatan. Hal ini mungkin terjadi
apabila penulisan untuk bulan ditulis dengan angka, sebaiknya ditulis 23-Oktober-
2007 dibanding dengan menuliskan 23- 10-2007.
d. Tidak dicatatnya rincian cara pembayarannya. Kesalahan ini akan menjadi fatal jika
cara pembayaran akan ditagihkan ke perusahaan.

| Created : Mulat Tjahajaningsih 22