Page 18 - E-BOOK 1 RESERVASI

BUKU 1 - PROSES DAN PENANGANAN RESERVASI INDIVIDU

Gambar 11 : Room availability

C. Menerima Atau Menolak Permintaan Pemesanan Kamar
Setelah memeriksa kamar yang ingin dipesan oleh tamu, maka ada 2 pilihan yang petugas
reservasi akan lakukan yaitu menerima atau menolak suatu pemesanan kamar.
- Jika kamar tersedia, biasanya permintaan pemesanan kamar akan diterima. Setelah
itu, petugas reservasi akan melakukan proses pendataan reservasi yang disesuaikan
dengan sistem yang berlaku di hotel, apakah dengan formulir reservasi atau
pengolahan data komputer terminal.
- Jika kamar tidak tersedia, maka petugas akan memberikan berbagai alternatif pilihan
kepada calon tamu, seperti jenis kamar lain, periode lain, masuk daftar tunggu atau
pindah kamar setelah satu hari kedatangan ataupun menawarkan hotel lain yang
sejenis. Bila segala pilihan alternatif yang telah diberikan dan calon tamu tidak
berkenan, maka pemesanan kamar tersebut akan ditolak. Hal ini dikenal dengan istilah
denying of booking.

Ada beberapa alasan yang umum mengapa suatu pemesanan kamar ditolak apabila:
1. Hotel tidak dapat memberikan permintaan-permintaan calon tamu, seperti jenis
kamar, tanggal yang diminta, dan fasilitas lain.
2. Hotel mengalami fully booked atau pemesanan kamar penuh, sehingga pemesanan
kamar yang masuk tidak dapat diterima lagi. Hal ini biasanya terjadi saat musim ramai
(peak season).
3. Calon-calon tamu yang sebelumnya telah diketahui memiliki reputasi yang buruk
sebagai tamu di masa lalu di hotel tersebut, misalnya ada permasalahan mengenai
pembayaran rekening atau kasuskasus lain yang dianggap merugikan pihak hotel.

D. Pencatatan dan dokumen pemesanan kamar
Teknik penulisan nama tamu
Penulisan nama tamu hendaknya ditulis dengan huruf cetak yang jelas, dan dapat dibaca
oleh siapa pun. Di dalam penulisan nama perlu diperhatikan tata cara penulisan yaitu nama
akhir atau nama keluarga atau nama tambahan yang sering disebut dengan ”surname”
yang dikenal dengan istilah ”initial” yaitu nama depan baik berupa nama pemberian

| Created : Mulat Tjahajaningsih 18