Page 20 - E-BOOK 1 RESERVASI

BUKU 1 - PROSES DAN PENANGANAN RESERVASI INDIVIDU

E. Memastikan pemesanan kamar

Hotel akan memastikan pemesanan kamar dengan cara mengirim surat kepastian
pemesanan kamar(reservation confirmation letter) yang berbentuk formulir cetakan yang
akan dikirimkan ke calon tamu atau dengan cara memberikan nomor kode sehingga
mempermudah reception untuk pencarian data tamu tersebut di dalam sistem komputer.

F. Pengarsipan pemesanan kamar
Adalah mengatur dan melaksanakan pengarsipan dokumen-dokumen pemesanan kamar.
Setelah melakukan pencatatan pada formulir reservasi, jika sistem manual dan semi
otomatis, formulir ini akan disimpan ke dalam file odner berdasarkan tanggal tiba dan
disusun berdasarkan abjad menurut nama tamu (surname). Namun, sebelumnya
memindahkan datanya pada reservation slip dan memperbaharui tabel pemesanan kamar.
Pengarsipan dokumen pemesanan kamar pada sistem komputer yaitu setelah mengisi
reservation form. Kemudian, memasukkan data ke dalam sistem komputer. Kegiatan
penting lainnya ialah mengarsip dokumen yang berkaitan dengan pemesanan
kamar. Dalam kegiatan arsip, perlu digunakan metode yang tepat dan efisien untuk
memudahkan petugas dalam mencari data bila diperlukan.
Korespondensi pemesanan kamar (surat tamu,surat konfirmasi, dll) beserta formulir
pemesanan kamar diarsip ke dalam file odner yang dibedakan menjadi beberapa file
dengan kategori dokumen reservasi yaitu:
1. Reservation for this month
Seluruh pemesanan kamar untuk bulan yang berjalan beserta korespondensinya akan
disusun berdasarkan tanggal kedatangannya.
2. Reservation for this year
Pengarsipan untuk pemesanan kamar yang akan datang pada bulan depan sampai
dengan bulan
berikutnya dalam setahun.
3. Next year reservation
Pengarsipan pemesanan kamar untuk tahun depan dan tahun berikutnya.
4. No show reservation
Pengarsipan untuk pemesanan kamar yang tidak datang Tanpa pemberitahuan kepada
pihak hotel, pengarsipan ini berdasarkan tanggal kedatangan yang sudah ditentukan.

G. Skema proses pemesanan kamar
Berdasarkan pembahasan pada bagian sebelumnya prosedur pemesanan kamar dapat
digambarkan pada:

Gambar 12 : Skema proses pemesanan kamar

| Created : Mulat Tjahajaningsih 20