Page 23 - E-BOOK 1 RESERVASI

BUKU 1 - PROSES DAN PENANGANAN RESERVASI INDIVIDU

2. Pengarsipan yang tidak baik.
3. Adanya kesalahpahaman tentang harga kamar antara harga kamar sudah termasuk
(net) atau belum termasuk (++) pajak pelayanan.
4. Tidak dijelaskannya fasilitas yang diperoleh oleh tamu pada saat pemesanan kamar.
5. Kesalahan informasi yang diberikan oleh pihak pemesan kamar.
6. Terjadinya kerusakan jaringan alat komunikasi sehingga mengakibatkan data yang
diperoleh menjadi lambat dan tidak akurat.
7. Komunikasi yang tidak baik antara hotel dengan biro perjalanan, seperti biro perjalanan
menjual kamar melebihi dari jumlah kamar yang tersedia untuk dijual atau jumlah
kamar yang sudah ada dalam kontrak.

J. Tipe/jenis laporan di bagian reservasi (types of reservation report)
Langkah terakhir pada suatu proses pemesanan kamar adalah melengkapi laporan yang
berkaitan dengan pemesanan kamar. Dengan adanya laporan-laporan tentang reservasi
maka hotel dapat memaksimalisasi tingkat penjualan kamar dengan melalukan
pengawasan yang akurat tentang room availability (Kamar yang tersedia untuk dijual) dan
forecasting of potential room sales (ramalan tentang potensial penjualan kamar di masa
mendatang). Seluruh departemen yang ada di hotel juga dapat menggunakan laporan
laporan reservasi ini untuk membantu manajemen dalam membuat perencanaan
kebutuhan SDM pada waktu tertentu.
Beberapa laporan di bagian reservasi dibuat secara harian dan ada pula yang dibuat secara
mingguan atau bulanan. Tiap-tiap hotel memiliki jenis-jenis laporan reservasi yang
berbeda. Hal ini sangat tergantung pada kebutuhan management. Namun, secara umum
jenis-jenis laporan tentang reservasi dapat dilihat di bawah ini.
1. Reservation transaction report
Laporan ini berisi tentang ringkasan tentang kegiatan reservasi di hotel yang disusun
secara harian. Laporan ini memberikan ringkasan tentang jumlah reservasi yang masuk,
perubahan-perubahan reservasi dan pembatalan.
2. Room availability report
Laporan yang memberikan informasi tentang kamar-kamar yang tersedia untuk dijual.
3. Group status report
Laporan tentang tamu-tamu rombongan yang tiba dan berangkat, termasuk informasi
tentang jumlah tamu rombongan dan pemesanan kamar rombongan yang
menggunakan jaminan atau tidak menggunakan jaminan.
4. Special arrival list
Daftar tentang tamu-tamu penting, VIPs, atau tamu-tamu dengan permintaan khusus.
5. Turn-away report
Laporan tentang jumlah reservasi yang ditolak. Hal ini biasanya dilakukan bila hotel
mengalami fully booked.
6. Three days forecast report
Laporan tentang perkiraan tingkat hunian kamar untuk tiga hari yang akan datang.
7. Reservation histories
Merupakan statistik dari seluruh proses reservasi, meliputi jumlah tamu, kamar terisi,
sumber pemesanan, no-shows, overstays, dan understays pada periode tertentu.

RESERVASI ; BUKU 1 23