Page 91 - Aplikasi-Sistem-Informasi-Dan-Manajemen-Laboratorium-SC

 Aplikasi Sistem Informasi Dan Manajemen Laboratorium

Topik 2
Tindakan Perbaikan Dan Pencegahan
Sebagai Tindak Lanjut Hasil Audit

Mari kita sekarang mulai mempelajari apa yang harus dilakukan setelah manajemen
laboratorium klinik pada saat menerima hasil audit untuk ditindak lanjuti. Proses ini biasa
disebut dengan Audit Tindak Lanjut. Apa itu Audit Tindak Lanjut, mari kita pelajari bersama-
sama.

1. Audit Tindak Lanjut
Dalam pelaksanaan audit dinyatakan selesai apabila ketidaksesuaian yang terjadi telah
diperbaiki secara efektif dan efisien oleh auditi serta tepat waktu dan dinyatakan memuaskan
oleh auditor. Oleh sebab itu, sesaat sebelum berakhirnya pertemuan penutup antara tim
auditor dengan auditi dicapai suatu kesepakatan bahwa auditi akan menerapkan tindakan
perbaikan yang memungkinkan dilaksanakan dalam waktu yang ditentukan. Kesepakatan ini
biasanya dipatuhi oleh masing-masing pihak namun dalam pelaksanaannya kadang-kadang
kurang dihiraukan atau bahkan diabaikan. Untuk mengantisipasi hal ini, seluruh tindakan
perbaikan yang telah dilakukan oleh auditi harus diverifikasi. Jika tindakan perbaikan yang
telah dilakukan oleh auditi dinyatakan tidak memuaskan oleh auditor, auditi harus
memperbaikinya hingga dicapai kesepakatan antara auditi dan auditor bahwa tindakan
perbaikan tersebut telah memuaskan. Bila auditi membutuhkan perpanjangan waktu tindakan
perbaikan, hal itu harus disampaikan secara tertulis kepada auditor.
Bila ketidaksesuaian yang terjadi berisiko terhadap bisnis atau berdampak besar
terhadap kegiatan operasional laboratorium, auditor akan melakukan audit tindak lanjut
untuk memverifikasi dan merekam penerapan serta efektivitas tindakan perbaikan yang telah
dilakukan oleh auditi. Audit tindak lanjut disebut juga follow-up audit atau verification audit.
Jumlah, sifat, dan besarnya ketidaksesuaian menentukan jenis kegiatan verifikasi yang
diperlukan. Pada dasarnya tata laksana audit tindak lanjut sama dengan audit internal/self
assesmen namun difokuskan pada efektivitas penerapan tindakan perbaikan yang telah
disepakati. Semua yang dibutuhkan untuk persiapan dokumen baru atau dokumen yang telah
direvisi dalam SMM maupun bukti penerbitan dokumen baru harus diperiksa. Pada tahap
berikutnya, kunjungan tindak lanjut oleh auditor pada bagian yang terjadi ketidaksesuaian
diperlukan untuk mengamati penerapan tindakan perbaikan.
Audit tindak lanjut umumnya dilaksanakan pada bagian yang terjadi ketidaksesuaian
serius saat pelaksanaan internal audit/self assesment. Sebaiknya auditor yang melaksanakan
audit tindak lanjut adalah auditor yang menemukan ketidaksesuaian saat audit dilaksanakan.
Apabila hal ini tidak memungkinkan, personel laboratorium dalam hal ini biasanya Manajer
Mutu yang melakukan kaji ulang temuan audit dapat melaksanakan audit tindak lanjut.
Berdasarkan hasil temuan audit/surveillance, dengan ditemukannya ketidaksesuaian
pada saat dilakukannya audit internal/self assesment atau surveillance dimana temuan adalah

84