Page 98 - Aplikasi-Sistem-Informasi-Dan-Manajemen-Laboratorium-SC

 Aplikasi Sistem Informasi Dan Manajemen Laboratorium

Tindakan pencegahan adalah tindakan menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang
potensial atau situasi yang tidak dikehendaki. Dalam praktiknya dimungkinkan terdapat lebih
dari satu penyebab potensial ketidaksesuaian tindakan pencegahan dilakukan untuk
mencegah terjadinya ketidaksesuaian sedangkan tindakan perbaikan dilakukan untuk
mencegah terulangnya ketidaksesuaian. Ketidaksesuaian adalah tidak dipenuhinya suatu
persyaratan sedangkan kesesuaian merupakan dipenuhinya suatu persyaratan. Dengan
demikian tindakan pencegahan lebih merupakan suatu proses proaktif untuk mengidentifikasi
kesempatan melakukan peningkatan daripada suatu reaksi untuk mengidentifikasi masalah
atau pengaduan. Karena itu, seluruh personel di semua tingkatan organisasi laboratorium
bertanggung jawab dan berwenang untuk melakukan tindakan pencegahan untuk
menghilangkan penyebab ketidaksesuaian potensial, baik yang terkait dengan aspek kegiatan
pengujian/pemeriksaan maupun aspek manajemen dalam penerapan SMM.
Setelah akar penyebab potensial ketidaksesuaian diketahui, maka seluruh alternatif
tindakan pencegahan dan kebutuhan akan sumber daya yang diperlukan untuk melakukan
tindakan tersebut diidentifikasi. Penetapan dan penerapan tindakan dilakukan berdasarkan
alternatif tindakan pencegahan yang paling memungkinkan untuk meniadakan
ketidaksesuaian dan memastikan bahwa ketidaksesuaian yang serupa tidak terulang kembali.
Tindakan pencegahan dilakukan sampai tingkat yang sesuai dengan besar dan risiko masalah
yang terjadi serta untuk mengambil manfaat melakukan peningkatan. Laboratorium harus
mengidentifikasi peningkatan untuk perbaikan yang diperlukan dan sumber-sumber
penyebab ketidaksesuaian yang potensial, baik aspek teknis maupun yang berkaitan dengan
SMM.
Apabila tindakan pencegahan diperlukan, maka rencana tindakan dibuat, diterapkan,
dan dipantau untuk mengurangi kemungkinan terjadinya ketidaksesuain yang serupa serta
mengambil manfaat untuk melakukan peningkatan. Adapun prosedur pelaksanaan untuk
tindakan pencegahan harus meliputi permulaan tindakan sedemikian rupa dan penerapan
pengendalian untuk memastikan bahwa tindakan tersebut efektif dan efisien. Efektivitas
berarti sampai sejauh mana kegiatan yang direncanakan terealisasi dan hasil yang
direncanakan tercapai, sedangkan efisiensi berarti hubungan antara hasil yang dicapai dan
sumber daya yang dipakai. Prosedur pelaksanaan tersebut diterapkan oleh seluruh Personel
di semua tingkatan organisasi sehingga mampu melakukan identifikasi tindakan pencegahan
baik yang terkait dengan aspek teknis maupun penerapan SMM. Untuk memastikan
efektivitas dan efisiensi tindakan pencegahan yang dilakukan, Personel yang berwenang
memantau hasil tindakan pencegahan tersebut. Seluruh rekaman yang berkaitan dengan hasil
tindakan pencegahan yang dilakukan dipelihara oleh Personel yang ditetapkan.

Identifikasi Tindakan Pencegahan
Pada dasarnya tindakan pencegahan merupakan kesempatan peningkatan yang
berkesinambungan dalam hal penerapan standar SMM maupun kegiatan operasional teknis
laboratorium serta antisipasi permasalahan yang mungkin timbul. Tindakan pencegahan
dapat dilakukan berdasarkan informasi dari:

91