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FICHE THÉMATIQUE N°1

LA RÉUNION D’ASSOCIÉS : À QUOI CA SERT ? COMMENT FAIRE ?

L’association entre notaires ne se limite pas à une somme de compétences, de réseaux personnels,
de finances : c’est avant tout une aventure humaine. Alors, si les relations humaines sont au
cœur de nos études, comment peuvent-elles s’épanouir, s’entretenir, s’instaurer voire se réparer ?

eul un moment dédié pourra per- La veille juridique : se tenir informés, La récurrence des réunions
Smettre à des associés de se retrouver adapter les clauses juridiques Il est utile de prévoir une récurrence et
et d'échanger de manière à faire vivre un calendrier à l’avance, afin que chaque
ce nécessaire lien humain entre eux. Enfin, lors de ce temps dédié, la veille associé puisse s’organiser et être en
juridique pourra également avoir toute
La réunion d’associés est aussi un véri- sa place en présence de tous les notaires mesure d’y assister.
table outil de gestion de l’entreprise. de l’office. Cette récurrence pourra prendre la
La réunion d’associés a deux buts Il pourra être intéressant d’échanger forme d’un jour et d’un horaire fixe
principaux : sur les lectures des uns et des autres, dans la semaine.
■ organiser le fonctionnement opé- et de pouvoir s’accorder sur les pratiques Il sera sans doute plus aisé de placer
rationnel ; à adopter et à communiquer aux une réunion en début de matinée plutôt
■ prendre la température (qui peut rédacteurs. qu’en fin de journée, afin de s’assurer
parfois monter). de la parfaite disponibilité de chacun.
PRENDRE LA TEMPÉRATURE : La ponctualité sera aussi un gage de bon
LE FONCTIONNEMENT L’HUMEUR DES ASSOCIÉS déroulement de la réunion et du respect
OPÉRATIONNEL La réunion d’associés est un lieu de ses associés pour ce moment dédié.
La gestion du quotidien d’échange et de partage. Il faut veiller à bien calibrer la récur-
Ce type de réunion va permettre de C’est aussi le moment pour prendre la rence des réunions par rapport au fonc-
tionnement de l’étude.
répondre, dans des temps brefs, à des température, l’humeur des associés, et
questions précises du quotidien, rela- pour permettre à chacun l’expression L’ordre du jour
tives à l’organisation du fonctionnement d’un ressenti, tant dans l’exercice de Pour tenir une réunion, un ordre du
son activité professionnelle que dans
de l’étude et notamment : sa place dans l’association ou ses besoins jour est conseillé afin d’orienter la dis-
■ les salariés : gestion des congés, dans ce cadre, chacun des associés méri- cussion entre associés.
augmentation de salaires, aména- tant de l’attention. L’organisateur fixera l’ordre du jour
gement du temps de travail, primes, Ce type de réunion commencera sou- mais il ne sera pas interdit de porter
évolution de poste, redéfinition des vent par des échanges informels en une question à l’ordre du jour à la
fiches de poste, charge de travail des évoquant des sujets extraprofessionnels demande de tout associé, de manière
collaborateurs, recrutement, accueil qui méritent aussi d’être partagés afin à balayer tous les sujets du moment.
d’un nouveau salarié… de mieux comprendre ses associés. L’ordre du jour peut donc se faire à
■ les comptes rendus des missions plusieurs comme la conduite de l’étude.
confiées à chaque associé, ou encore, La tenue des réunions L’organisateur assurera aussi, outre la
les engagements professionnels La tenue de réunions d’associés néces- conduite de l’ordre du jour, le secréta-
envisagés par chaque associé, site un minimum d’organisation. riat qui en découle.
Ces réunions pourront judicieusement Il faudra désigner une personne chargée Il assurera l’archivage des réunions.
être prévues de manière hebdomadaire de l’organisation et du suivi de ces
ou bimensuelles afin de permettre de réunions. Le suivi des décisions
traiter ces questions qui demandent Un associé (ou un secrétaire général) L’organisateur pourra être chargé de
une réponse rapide et calibrée. prendra la charge de cette mission. Un la mise en œuvre des décisions prises
tour de rôle pourra être prévu selon le mais il peut être prévu, dans ces réu-
Le pilotage des projets et choix fait par l’étude. nions, qui aura la charge du suivi ou de
investissements de l’entreprise la mise en œuvre de tel sujet.
La réunion d’associés sera aussi le lieu où Pour conclure, chaque structure pourra
l’on décidera des investissements à réa- fixer les modalités de la tenue de ces réu-
liser pour le développement de l’entre- nions, mais il est fort à parier que la
prise. Il sera question de statuer sur des tenue régulière de ces réunions sera un
devis ou études qui auront été initiés par outil utile pour permettre une commu-
un associé (ou un secrétaire général dans nication efficace et une écoute
certaines études) qui en aura la charge. attentive.
La réunion permettra d’avancer rapi-
dement sur la conduite du projet ou la
décision à prendre concernant les achats François BIGEARD
ou travaux à réaliser.

12 LE JOURNAL DE L’ ASSEMBLÉE DE LIAISON / N° 81 OCTOBRE 2022