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FICHE THÉMATIQUE N°5

COMMUNICATION NOTARIALE AU SEIN DE L’ÉTUDE

La communication avec les clients constitue une part importante de nos occupations journalières.
Cependant, il ne faut pas perdre de vue que la communication notariale ne se résume pas à
cela. Quotidiennement, nous devons communiquer et cela commence au sein de l’étude. Nous
devons ainsi communiquer avec notre/nos associé(s), mais aussi et surtout avec nos collaborateurs.

Dès lors, comment organiser la com- Il peut aussi être envisagé la mise en
munication au sein de l’étude avec l’essor place de groupes plus restreints dédiés
du télétravail, sachant que certains col- à un service particulier de l’étude. Il est
laborateurs demeurent en travail pré- cependant important, lorsque ces
sentiel et que l’organisation de réunion groupes de discussions sont instaurés
peut s’en trouver complexifiée ? par les notaires employeurs, que ces
derniers en fassent partie afin de pouvoir
COURRIEL recueillir l’information et de pouvoir la
ET MESSAGERIE INSTANTANÉE partager.
L’essor des nouveaux moyens de com- Pour la plupart des confrères que nous
munication a inévitablement entraîné le avons interrogés de façon informelle,
changement du mode de communication. WhatsApp semble tenir le haut du pavé
Partout, la rapidité pour ne pas dire l’ins- et le plus utilisé. Messenger, parce que
tantanéité a fait son apparition. rattaché au profil Facebook, est assez
Les courriers de jadis ont été remplacés peu usité.
par des fax, puis par des courriels. D'AUTRES OPTIONS
Combien de courriers en format papier Pour autant, certains confrères sont
envoyons-nous encore ? Quasiment tous confrontés à des personnes ne souhai-
nos échanges se font aujourd’hui de tant pas installer d’application de ce type
façon dématérialisée et par voie sur leur téléphone et qui n'acceptent de
électronique. Les échanges au sein de communiquer que par SMS. Face à ce
l’étude ne font pas exception. refus, parfois catégorique, il apparaît
Si ce mode de communication est très souvent que le seul moyen de commu-
ette nécessaire communication ne utilisé, il ne l'est pas toujours avec rigueur
Crepose pas sur une simple trans- et tact. Entre ceux qui ne répondent qu’à nication qui demeure et qui n’exclura
mission d’informations. Il convient dès l’expéditeur sans envisager le « répondre pas de facto certains membres de l’équipe
lors de se placer dans le cadre d’une à tous » ce qui exclut les autres de restera le recours au courriel.
communication interpersonnelle repo- L’impossibilité d’imposer ce mode de
sant sur l’écoute réciproque des besoins. l’échange, et ceux qui répondent à tous communication réside surtout dans le
Si l’employeur souhaite obtenir l’effi- les destinataires sans s’en apercevoir fait que les téléphones de nos collabo-
cacité de ses équipes, il se doit ainsi alors qu’ils ne souhaitaient répondre rateurs leur sont personnels. En
d'être à leur écoute, l’inverse étant bien qu’à l’expéditeur… Nous voyons bien ici revanche, à l’intérieur de l’étude et dans
entendu vérifiable. les limites du recours au courriel et les le cadre du contrat de travail des colla-
erreurs de communication qu’il peut
Les vecteurs de communication interne engendrer. borateurs, il sera tout à fait possible de
se sont multipliés au cours des dernières mettre en place une messagerie interne
années et notamment en raison de la Il peut aussi arriver que la maladresse instantanée afin de pouvoir échanger
crise sanitaire et du développement du relève de l’expéditeur initial qui omet de rapidement sans le délai de latence que
télétravail. renseigner l’ensemble du personnel comme l’on peut parfois constater avec les cour-
riels. Elle permettra utilement de pré-
Cette nouvelle manière de travailler, à destinataire, ce qui pourra être mal perçu venir de l’arrivée d’un client tandis que
distance, a nécessité une remise en cause par les collaborateurs « évincés ». le notaire devant le recevoir est encore
des pratiques antérieures. En effet, il Afin d’éviter ces écueils, le recours aux en ligne ou en rendez-vous.
est impossible pour l’employeur de messageries instantanées du type
vérifier les heures de connexion ou celles Messenger, WhatsApp, Télégram ou
de présence devant l’écran, tout comme Signal s’est démocratisé. La pandémie
il lui est impossible d’aller voir le col- a accéléré la mise en place de ce proces-
laborateur dans son bureau. Ce nouveau sus de communication. Il permet un
mode de travail repose donc essentiel- échange rapide et instantané avec l’en-
lement, comme toute relation humaine, semble du personnel. Cela peut aller de
sur la confiance, laquelle n’est pas exclu- la transmission d’informations relatives
sive de tout contrôle pour reprendre un à un dossier à celle d’informations géné- Olivier BELTZUNG
adage militaire bien connu. rales pour l’ensemble du personnel.

16 LE JOURNAL DE L’ ASSEMBLÉE DE LIAISON / N° 81 OCTOBRE 2022