Page 31 - الدليل الاجرائي الاصدار الثاني لادارة التوجيه والارشاد بنات 1443هـ

‫مشروع تطوير وتحسين جودة إدارة التوجيه والإرشاد‬ ‫إجراء ضبط المعلومات الموثقة‬
‫بالإدارة العامة للتعليم بمحافظة جدة لنظام ‪ISO9001:2015‬‬ ‫رمز الإجراء‪ :‬ج‪-)1-3-6(-‬ع ج ‪02‬‬

‫‪12‬‬

‫المسؤول الوقت النماذج‬ ‫‪-6‬الإجراءات‬ ‫المهمة المهمة الرمز‬
‫الإجراءات التفصيلية‬

‫التفصيلية‬

‫قائمة المسؤولين عن تسلم‬ ‫يوم‬ ‫مسؤول‬ ‫إعداد قائمة بالمسؤولين عن تسلم وتسليم‬ ‫‪-6-1-6‬‬ ‫‪-1-6‬‬ ‫الإصدار‬
‫وتسليم الوثائق بالإدارة‬ ‫ضبط‬ ‫الوثائق بالإدارة ‪.‬‬ ‫‪-7-1-6‬‬ ‫إصدار‬
‫ج –(‪-)1-3-6‬ع ج ‪ – 0 2‬ن‪04‬‬ ‫يوم‬ ‫الوثائق‬ ‫‪-8-1-6‬‬ ‫الوثائق‬
‫مستمر‬ ‫حصرالوثائق في المكتب وتسجيل موقف‬ ‫‪-9-1-6‬‬ ‫الداخلية‬
‫سجل حصرالوثائق‬ ‫‪3‬أيام‬ ‫مسؤول‬ ‫التوزيع في حالة توزيع أكثرمن نسخة من‬ ‫والخارجية‬
‫داخل الإدارة‬ ‫الوثائق‬ ‫نفس الوثيقة أوصفحات محددة منها داخل‬
‫للإجراء‬
‫ج –(‪-)1-3-6‬ع ج ‪ – 0 2‬ن‪05‬‬ ‫الإدارة ‪.‬‬
‫متابعة حالة الوثائق بصفة مستمرة في الإدارة‬
‫‪-‬‬
‫بالتنسيق مع مسؤول ضبط الوثائق‬
‫‪-‬‬ ‫إصدار تعليمات العمل وبطاقات الوصف‬
‫الوظيفي وف ًقا لتعليمات مديرة الإدارة ويعتبر‬
‫رئيس كل وحدة مسؤول عن تنفيذها داخل‬

‫إدارته‪.‬‬

‫ترميزالإدارة‪:‬‬
‫تر َّمزبالاعتماد على (رمزمرجعها) مع‬
‫‪-2-6‬‬
‫مسؤول‬ ‫استخدام رقم للدلالة على الإدارة (الوحدة‬ ‫ترميز‬
‫الإدارية)‪.‬‬ ‫الادارة‬
‫‪-‬‬ ‫أسبوع‬ ‫الوثائق‬ ‫‪-1-2-6‬‬ ‫والعمليات‬ ‫الترميز‬
‫للوحدة‪/‬‬ ‫ج رمزالمرجع (المساعدة للشؤون‬ ‫والنماذج‬
‫التعليمية‬
‫للإجراء‬

‫(‪ )1-3-6‬الرقم المخصص لإدارة التوجيه‬

‫والإرشاد‪.‬‬

‫‪22‬‬