Page 34 - الدليل الاجرائي الاصدار الثاني لادارة التوجيه والارشاد بنات 1443هـ

‫مشروع تطوير وتحسين جودة إدارة التوجيه والإرشاد‬ ‫إجراء ضبط المعلومات الموثقة‬
‫بالإدارة العامة للتعليم بمحافظة جدة لنظام ‪ISO9001:2015‬‬ ‫رمز الإجراء‪ :‬ج‪-)1-3-6(-‬ع ج ‪02‬‬

‫‪12‬‬

‫المسؤول الوقت النماذج‬ ‫‪-6‬الإجراءات‬ ‫المهمة المهمة الرمز‬
‫الإجراءات التفصيلية‬ ‫التفصيلية‬

‫إبلاغ الجهة الطالبة في حالة المو افقة مع تأجيل‬ ‫‪-5-6‬‬

‫التنفيذ لفترة محددة مع حفظ الطلب في ملف مسؤول‬ ‫تعديل‬ ‫التعديل‬

‫ضبط ساعتان ‪-‬‬ ‫الوثائق ‪ -3-5-6‬خاص بالطلبات المؤجلة لحين تنفيذه‪.‬‬

‫الوثائق‬ ‫بعد‬

‫إصدارها‬

‫أسلوب التعديل‪:‬‬

‫مر اقبة وضبط الإصدار‬ ‫يوم‬ ‫مسؤول‬ ‫تسجيل ملخص التعديل ورقم الصفحات‬ ‫‪-1-6-6‬‬ ‫‪-6-6‬‬ ‫تعديل الوثائق‬
‫مستمر‬ ‫الوثائق‬ ‫المعدلة وتاريخ ورقم التعديل في صفحة بيان‬ ‫‪-2-6-6‬‬ ‫أسلوب‬
‫ج –(‪-)1-3-6‬ع ج ‪ – 0 2‬ن‪07‬‬ ‫للإجراء‬ ‫التعديلات المرفقة بالوثيقة عند عمل تعديل في‬ ‫التعديل‬

‫‪-‬‬ ‫مسؤول‬ ‫صفحة أوعدد من الصفحات‬
‫ضبط‬ ‫إعادة إصدارالوثيقة بعد عمل خمسة تعديلات‬
‫الوثائق‬ ‫بها مع تمييز التعديلات التي تم إدخالها على‬
‫الوثائق بواسطة وضع خط أفقي أسفلها أو‬

‫كتابتها بخط مائل أوبأي طريقة تمييزمناسبة‪.‬‬

‫ختم جميع صفحات الوثائق الملغاة أو المعدلة‬

‫الأصلية بختم ( نسخة ملغاة ) باللون الأحمر‬ ‫‪-7-6‬‬

‫سجل حصرالوثائق‬ ‫مستمر‬ ‫مسؤول‬ ‫لمودحةفظعاهاميفينمملرففق ًاخابهاص لطللبراجتوعالإتليعهاديعنلد‪/‬االلإحلاغجاةء‬ ‫‪-1-7-6‬‬ ‫التعامل مع‬ ‫الوثائق الملغاة‪/‬‬
‫الملغاة ‪ /‬المعدلة‬ ‫ضبط‬ ‫الوثائق‬ ‫المعدلة‬

‫ج –(‪-)1-3-6‬ع ج ‪ – 0 2‬ن‪08‬‬ ‫الخاصة بكل منها مع تسجيلها في سجل حصر الوثائق‬ ‫الملغاة‪/‬‬

‫الوثائق الملغاة ‪ /‬المعدلة ويتم إتلاف باقي النسخ‬ ‫المعدلة‬

‫التي سبق توزيعها‪.‬‬

‫‪25‬‬