Page 35 - الدليل الاجرائي الاصدار الثاني لادارة التوجيه والارشاد بنات 1443هـ

‫مشروع تطوير وتحسين جودة إدارة التوجيه والإرشاد‬ ‫إجراء ضبط المعلومات الموثقة‬
‫بالإدارة العامة للتعليم بمحافظة جدة لنظام ‪ISO9001:2015‬‬ ‫رمز الإجراء‪ :‬ج‪-)1-3-6(-‬ع ج ‪02‬‬

‫‪12‬‬

‫المسؤول الوقت النماذج‬ ‫‪-6‬الإجراءات‬ ‫المهمة المهمة الرمز‬
‫الإجراءات التفصيلية‬ ‫التفصيلية‬

‫تسليم الوثائق للأشخاص المرخص لهم في‬

‫سجل تسليم وسحب‬ ‫‪4‬أيام‬ ‫النموذج الخاص بذلك وعند سحب أي من‬ ‫‪-8-6‬‬ ‫التوزيع والسحب‬
‫وثائق المكتب‬ ‫‪ -1-8-6‬الوثائق ‪ /‬صفحات منها للإلغاء أوالتعديل يتم‬ ‫توزيع‬
‫إثباتها في نفس النموذج‪ .‬مسؤول‬ ‫وسحب‬
‫ج –(‪-)1-3-6‬ع ج ‪ – 0 2‬ن‪09‬‬ ‫وتوفير‬
‫الوثائق‬
‫ضبط‬ ‫توفيرنسخ إضافية من أي وثيقة سبق توزيعها‬
‫الوثائق‬
‫أوصفحات محددة منها بعد تحريرطلب نسخ‬
‫طلب نسخ وثائق إضافية‬ ‫يوم‬ ‫وثائق إضافية من جهة الطلب واعتماده من‬ ‫‪-2-8-6‬‬

‫ج –(‪-)1-3-6‬ع ج ‪ – 0 2‬ن‪10‬‬

‫مديرة الإدارة‪.‬‬

‫ختم كل صفحة من صفحات الوثيقة‬

‫ساعتان ‪-‬‬ ‫‪ -1-9-6‬الأصلية من الخلف بختم مستطيل أخضر‬

‫(نسخة أصلية) لتمييزأصول الوثائق‪.‬‬

‫ختم كل صفحة من النسخ المعتمدة الموزعة‬
‫‪ -2-9-6 -9-6‬على الجهات المختلفة بختم مستطيل أزرق ( يوم‬
‫‪-‬‬ ‫نسخة مر اقبة) لتمييزها‪ .‬مسؤول‬ ‫ألوان‬ ‫أختام الوثائق‬
‫‪-‬‬ ‫ضبط‬ ‫ومدلولات‬
‫ساعة‬ ‫الوثائق‬ ‫ختم أصول الوثائق الملغاة بختم مستطيل‬
‫‪ -3-9-6‬أحمر( نسخة ملغاة) لتمييزها‪.‬‬ ‫أختام‬
‫تختم الوثائق غيرالمر اقبة وثائق ًيا بختم‬ ‫الوثائق‬

‫ساعة ‪-‬‬ ‫مستطيل أزرق ( نسخة غيرمر اقبة) مثل‪:‬‬
‫‪ -4-9-6‬مسودات الوثائق التي توزع على الجهات‬

‫المختلفة لمراجعتها قبل الاعتماد النهائي‪.‬‬

‫‪26‬‬